Weniger ist Mehrwert.

Blog | Einfach produktiv & glücklich im Büro 4.0

10 Handy-Funktionen © Sylvia Nickel

15. September 2017
nach Sylvia Nickel
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10 Handy-Funktionen, die du nutzen solltest3 Minuten Lesezeit

Ich habe 10 Handy-Funktionen für dich, die dich vielleicht verblüffen. Wie viele Funktionen nutzt du jenseits zusätzlicher Apps?

Das Smartphone ist ein Handcomputer, keine Frage, ein Palm sozusagen. Dem Selbst- und Zeitmanagement dient er hervorragend; das habe ich schon hier erläutert. Heute geht es um zehn Handy-Funktionen, an die du vielleicht gar nicht denkst, wenn du dein Smartphone in Händen hältst. Und hier ist die Liste:

10 Handy-Funktionen, die andere Werkzeuge ersetzen

Dass das Smartphone ein wahrer Compagnon in Sachen Zeitmanagement ist, ist klar; doch wozu kann es sonst noch dienen — ohne zusätzliche Apps? Los geht’s.

10 Handy-Funktionen © Sylvia Nickel

  1. Uhr: wenn du noch eine Armbanduhr trägt, dann eher aus sentimentalen Gründen, oder?!? Deine Uhrzeit ist jederzeit dabei. Bei mir übrigens standardmäßig in der linken Hosentasche hinten, wenn der Damen-Blazer wieder einmal keine Innentasche hat 😉
  2. Timer / Wecker: dies ist ein mächtiges Werkzeug, denn es geht nicht nur um den Wecker (für mich immer mit dem aktuellen Lieblingssong), sondern um Pomodoro. Die Tomatentechnik hat es in sich; nutze sie so oft es geht.
  3. Fotodokumentation: Alles und jedes kannst du sofort festhalten — nicht nur für Selfies auf Social Media. Mir persönlich hilft diese Funktion beim Journaling, der Selbstmotivation, dem Einkaufszettel und vielem mehr.
  4. Kalender: stelle deinen Kalender oder eine automatisierte Kopie davon auf dein Smartphone um. Es erleichtert vieles.
  5. Notizen. Ich liebe meine handschriftliches Generalbuch, allein um der Krickeleien willen. Das hast du auch auf deinem Smartphone, mit einer Notiz-Funktion (auf Android wird dir systemmäßig Google Keep/Notizen angeboten — einfach genial, denn Bild, Scrabble, Text, Ton … all das ist drin in deinem Smartphone).
  6. Lupe: how cool is that? Etwas länger habe ich als »DigOld School« benötigt, um zu begreifen, dass ich eine Lesebrille in nahezu jedweder Stärke ständig dabei habe: Foto und vergrößern 🙂
    Dies eignet sich insbesondere für das Lesen von Produktspezifikationen im Einzelhandel.
  7. Spiegel: Es wird dich vielleicht ebenso verblüffen wie mich. Über die Frontalkamera hast du jederzeit einen Spiegel parat. Praktisch, um zu sehen, ob die Frisur sitzt, die Mimik stimmt oder schlichtweg die Tomatensoße vom Lunch Spuren im Gesicht hinterlassen hat.
  8. Taschenrechner: Kurz mit dem Dreisatz checken, ob die Großpackung wirklich vorteilhafter ist? Kein Problem. Du hast den Taschenrechner stets dabei.
  9. Meditation/Flow Music: Zu viel Lärm, zu wenig Fokus? Stöpsele dein Headset ein und los geht’s. Nebst Meeresrauschen und Waldgeräuschen habe ich Chilltrax auf der Playlist.
  10. Taschenlampe: Zu dunkel, um das Schlüsselloch zu finden? Du hast stets eine Taschenlampe dabei. Diese findest du in den Grundfunktionen nebst W-Lan, Bluetooth usw.

Smartphone = Leatherman 2.0

Ich wünsche dir eine entspannte Zeit mit deinem Allzweckwerkzeug namens Smartphone, dem Schweizer Taschenmesser oder dem Leatherman im digitalen Zeitalter,
Sylvia Nickel
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8. September 2017
nach Sylvia Nickel
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Wie du gute Gewohnheiten für noch mehr Produktivität verankerst4 Minuten Lesezeit

Produktivität hat viele Väter und Mütter. Nebst Zielklarheit und einem gesunden Körper gehören gute Gewohnheiten, sogenannte good habits, dazu. Wie du diese Schritt für Schritt etablierst, liest du hier.

Ja, wir kennen das: »Der frühe Vogel fängt den Wurm« (früh aufstehen), »zuerst den Frosch essen« (schwierige Aufgaben zuerst in Angriff nehmen), »was keine Pause kennt, ist nicht dauerhaft« (zielgerichtet und bewusst abschalten), »Ordnung ist das halbe Leben« (Suchstress meiden) usw. — Lauter viele gute Gewohnheiten, die wir vermutlich schon in Kindheitstagen gehört haben.

Wer sich mit der persönlichen Produktivität befasst, wird kurz über lang zu der einen oder anderen guten Gewohnheit zurück kehren und diese Stück für Stück in sein Leben integrieren wollen; doch es ist nicht so einfach, eine gute Gewohnheit zu etablieren.

Warum so manche Verhaltensänderung Überwindung kostet

Wir laufen quasi im Auto-Modus durch den Tag. Tief verwurzelt sind viele Abläufe. Das entlastet: wir müssen nicht darüber nachdenken, beispielsweise

  • der Ablauf morgens nach dem Aufwachen,
  • der Weg zur Arbeit,
  • die Zubereitung von Getränken im Büro,
  • der Einkauf von Lebensmitteln.

Diese Erleichterung für das Gehirn ist auch die größte Bremse, wenn es darum geht, heute etwas anders zu machen. Denn die erlernten Abläufe erfordern dein bewusstes Eingreifen, wenn ein Schritt hinzu kommt.

5 Tipps für deine Veränderung zu noch mehr Produktivität

  1. Wähle eine Gewohnheit, die nicht allzu viel Zeit benötigt, beispielsweise fünf, zehn oder 15 Minuten täglich. Dies kann der Einbau von Gymnastik in der Morgenroutine ebenso sein wie … 〈deine Wunschgewohnheit〉.
  2. Verbinde die neue Gewohnheit mit einer alten, die du auch beibehalten willst.
  3. Formuliere dein Ziel positiv, konkret und verknüpft, beispielsweise: »immer dann, wenn ich morgens aufstehe, mache ich zehn Kniebeugen.« In diesem Ziel liegt mehr Magie bzw. konkrete Handlungsanweisung an dein Gehirn als in »ich werde täglich fünf Minuten Kniebeugen 7 Wochen für deinen Change (c) Sylvia Nickelmachen.« Denn dies ist vage und dein Gehirn wird es als »irrelevant« einordnen.
  4. Unterstütze den Lernprozess mit einer Belohnung. Ein gutes Instrument (ohne Kalorien 😉 ) ist die 7-Weeks-App.
  5. Gib dir Zeit für die Veränderung, mindestens sieben Wochen. Erst nach einer Festigungsphase musst du nicht mehr bewusst darüber nachdenken, dass du etwas anders machen wolltest als früher. Beschließt du zu früh, dass die neue Gewohnheit nun »dein Ding« ist, steht die Gefahr, dass du schnell in die Zeit davor zurück fällst. Das Unterbewusstsein lädt zuzusagen das Sicherungsbackup.

Motiviere Dich mit der 7-weeks-App

Mit der 7-weks-App kannst du deinen Veränderungsprozess unterstützen. Es ist recht einfach.

  1. Du legst dein Ziel an.
  2. Optional kannst du die Begründung dafür notieren.
  3. Du trägst täglich ein, ob es geklappt hat oder nicht.
  4. Hast du nichts eingetragen, meldet sich die App automatisch und erinnert dich daran.

Die App findest du unter 7 Weeks — Habit & Goal Tracker im Playstore und auf iTunes. Bitte trage nun nicht 7±2 Veränderungsziele beziehungsweise neue gute Gewohnheiten ein. Sondern beginne mit einer neuen guten Gewohnheit.

Eine Vertiefung bietet das Webinar 7 Wochen für deinen Change. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit mit neuen guten Gewohnheiten,
Sylvia Nickel
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1. September 2017
nach Sylvia Nickel
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Wie viele Aufgaben gehören auf die Tagesliste?3 Minuten Lesezeit

»Wie viele Aufgaben gehören auf die Tagesliste und was macht man mit all den anderen?« — Diese Frage erreichte mich in der Sprechstunde. Hier ist meine Antwort.

MIT: Most Important Tasks

Auf die Tagesliste gehören die »most important tasks«, die wichtigsten Aufgaben. Regelmäßig naht hier eine Deadline, aber vor allem werden vielleicht auch andere behindert, wenn du diese Aufgabe nicht erledigst. Es zieht also eine Lawine an Katastrophen nach sich. Zwar scheint nahezu jede Aufgabe nach »must« zu schreien doch nur wenige Aufgaben, denn es gibt auch noch andere Aufgabenkategorien:

  • Must (müssen): Hierzu gehören Aufgaben mit hoher Dringlichkeit und großer Wichtigkeit. Du erkennst sie daran, dass negative Folgen eintreten, wenn du diese Aufgabe nicht heute erledigt, sondern vielleicht erst morgen.
  • Should (sollten): Diese Aufgaben sind wichtig für das Ziel oder das Ergebnis deiner Rolle in der Organisation, gefährden jedoch nicht das Tagesziel. Ein tägliches Zeitfenster für die Should-Aufgaben ist sinnvoll, denn sonst werden sie irgendwann ein Must. Das schränkt dich dann in deiner Flexibilität der Tagesgestaltung ein. Jede neue Aufgabe, die im Tagesverlauf hinzu kommt und nach Dringlichkeit schreit oder kurzfristige Termine führen unweigerlich zu Mehrarbeit, wenn diese Aufgaben immer wieder geschoben werden.
  • Could (könnten): Wenn diese Aufgaben erledigt werden, wäre die Welt ein wenige schöner und perfekter. Wahrscheinlich aber fällt es niemandem auf. Vor allem aber bringt es keinen Mehrwert, für den der Kunde am Ende des Tages bereit ist, zu zahlen.
  • Won’t (wollen nicht): Diese Aufgabe sind Nonsense, denn sie bringen weder dich noch einen anderen Menschen in deinem Team oder deine Kunden voran. Im Gegenteil: sie torpedieren sowohl Tagesziel als auch den nächsten Meilenstein oder das große Ziel.

Tagesliste © Sylvia Nickel

Die Most important tasks sind identisch mit den Must-Aufgaben. aber wie viele sind denn »normal«?

Maximal 5 Aufgaben der Kategorie »must« auf die Tagesliste

Die Must-Aufgaben oder most important tasks sollten nach diesen Prüffragen in der Anzahl geschrumpft sein. So finden sich vielleicht fünf Aufgaben dieser Kategorie auf deiner Tagesaufgabenliste. Das ist gut so. Plane diese Aufgaben am Abend zuvor, indem du sie bewusst nach oben schiebst oder das Fälligkeitsdatum auf morgen legst, unabhängig mit welchem digitalen Helferlein du arbeitest. Das funktioniert natürlich auch ganz konventionell mit einem Stück Papier.

Maximal 10 Aufgaben der Kategorie »should« auf der Tagesliste

Dazu gehören wichtige Aufgaben, die dich näher an deinen nächsten Meilenstein, an das nächste Ziel in deiner jeweiligen Rollen bringen. Hier werden in der Literatur und auf anderen Kanälen gerne bis zu 25 genannt, aber mal ehrlich: Wenn Aufgaben mit zehn Minuten Workload oder mehr, idealerweise 20–30 Minuten, auf der Liste landen, dann passen da nur 300 Minuten Workload drauf, an einem Tag ohne Meetings oder andere Termine, denn deine Must-Aufgaben haben ja schon 60–90 Minuten, vielleicht auch 120 Minuten Workload benötigt.

Eine zu große Should-Liste für den Tag (nicht insgesamt) ist unmotivierend. Entscheide am Vorabend, welche Aufgabenbearbeitung realistisch ist und passe dein System an.

Dieses Thema ist Teil des Intensiv-Webinars  Die perfekte To-do-Liste. Hier besprechen wir auch, mit welchen Fragen du die für dich optimale App in Sachen Task Management findest. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Ein entspanntes Arbeiten mit deiner Tagesliste,
Sylvia Nickel

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Homeoffice © Sylvia Nickel

22. August 2017
nach Sylvia Nickel
3 Kommentare

Homeoffice, Home Office oder Home-Office?1 Minuten Lesezeit

Das Homeoffice ist in aller Munde, doch wie wird es geschrieben? Nebst »Home Office« finden sich »Home-Office« und »Homeoffice«.

Homeoffice und der Duden

Der Duden schlägt vor:

»Home­of­fice, Home-Of­fice, das«

Dies ist auch logisch, denn schließlich gibt es auch eine Homebase, den Homecomputer, den Homedress, den Homefighter, das Homeland, das Homelearning, ein Homeplate und den Homworker — wahlweise zusammen geschrieben oder mit Bindestrich in oben dargestellter Weise.

Solltest du bislang »Home Office« geschrieben haben, so befindest du dich in der Mehrheit: die Googleabfrage nach »Home Office« liefert mit 94.200.000 Ergebnissen glatt zwölf mal mehr als »Homeoffice«, das gerade einmal 7.730.000 Treffer bietet (Stand: 21.08.2017 | 13:31 Uhr).

Homeoffice = Büro 4.0?

Im Gegensatz zum »Büro 4.0« umfast das Homeoffice lediglich den Arbeitsplatz innerhalb der Wohnräume. Das Büro 4.0 bezieht auch andere Formen der ortsungebundenen Büroarbeit mit ein wie beispielsweise Coworkings Spaces, Lounges oder schlichtweg Reisemittel.
Tja, ich werde jetzt erst mal die Texte nach Duden anpassen und »Home Office« durch »Homeoffice« ersetzen 😉

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Flugmodus © Sylvia Nickel

18. August 2017
nach Sylvia Nickel
2 Kommentare

24/7 ist etwas für Rookies | Über Nomophobie4 Minuten Lesezeit

Mit »24/7« oder »twentyfourseven« bedeutet Verfügbarkeit und Einsatzbereitschaft rund um die Uhr. Dabei ist dies alles andere als kundenorientiert oder effektiv. Lese in diesem Artikel, wie du die Verfügbarkeitsfalle vermeidest und warum du dies tun solltest.

Die ständige Verfügbarkeit entwickelte sich in den 1990ern als Gedanke einer konsequenten Kundenorientierung. Daran ist nichts falsch. Den ADAC können wir rund um die Uhr kontaktieren, ebenso wie Störungsstellen, Notfallambulanzen und andere Dienste. Doch dies ist eine organisatorische Verfügbarkeit, nicht die einzelner Menschen.

Ich bin »on« — also bin ich

Abends an Bushaltestellen vorbeizugehen ist mittlerweile ein bizarres Bild, denn die Wartenden sind zombiehaft von den Displays angeleuchtet, auf welche sie starren. Im digitalen Zeitalter scheint »on« das Nonplusultra zu sein. Doch wann lebst du, wenn du im Jetzt dauernd woanders bist?

Freilich, jederzeit verfügbar zu sein, mit allen und jedem ständig zu kommunizieren beweist Einsatzbereitschaft, Leistungswille, aber auch Leistungsfähigkeit? Ist es sinnvoll, freitags um zwei Uhr nachts die eingehende Mail eines Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden zu beantworten? Was löst diese Bereitschaftshaltung in der Organisation aus? Als Anfänger mag man stolz darauf sein, Mitglied der arbeitenden Gesellschaft zu sein. Doch nur solche Beginner oder Rookies schreien in die Welt »hallo, ich arbeite; seht ihr das?«. Für alle anderen ist dies normal und die meisten wünschen sich, einfach ungestört und konzentriert ihre Aufgaben zu bearbeiten.
Betrachte die Folgen dieser Nomophobie oder der NoMobile-Phone-Phobia.

Folgen der 24/7-Nomophobie

Nebst urplötzlichen Ablebens aufgrund des plötzlichen Unfalltods im Straßenverkehr wegen Nichtwahrnehmung nahender Fahrzeuge reihen sich einige Nachteile der Nomophobie in die lange Liste der digitalen Verblödung ein:

  • anstatt achtsam deine Umgebung im Jetzt wahrzunehmen lebst du im Nirwana des Webspace.
  • Du riskierst reale soziale Beziehungen, weil du in persönlichen Gesprächen mit dem Smartphone beschäftigt bist anstatt dich auf dein Gegenüber zu konzentrieren.
  • wenn du ständig außerhalb der Geschäftszeiten per Messenger, Mail & Co kommunizierst erzeugst du Stress bei dir und bei deinen Kommunikationspartnern.
  • Du vergisst die ein einfachsten Dinge, weil du glaubst, alles stehe im Smartphone. —Manche Menschen sollen sich bereits einfachste Wegstrecken nicht mehr merken können, da sie sich nur noch auf Navigationssysteme verlassen.
  • Du reagierst eher auf den Vibrationsalarm als auf das gesprochene Wort deines Gegenübers.
  • Deine Kommunikationspartner gewöhnen sich daran, dass du ständig sofort reagierst.
  • Du überlastet dein Kurzzeitgedächtnis durch permanente Unterbrechungen des Gedankenflusses.

Hast du hast Angst, mobil nicht erreichbar zu sein? Dann probiere den Cut-off. Erlaube dir die Unerreichbarkeit, versuchsweise, für ein paar Minuten.

Slow Media: 3 Tipps für das 8/5-Berufsleben

Slow Media bedeutet, nur ein Medium zu nutzen und alle anderen währenddessen zu deaktivieren. E-Mail oder Messenger, Telefon oder Storyboard, NotizApp oder Kalender usw. Meine Lieblingsfunktion ist daher der Flugmodus. Diesen nutze ich

  1. während ich in einem Pomodori an einer Aufgabe arbeite,
  2. im persönlichen Gespräch bin,
  3. eine Pause genieße oder mich im Freizeitmodus befinde.

Den gelassenen, aber effektiven Umgang mit digitalen Helferlein sowie das Abstellen hausgemachter Stressoren erarbeiten wir im Erfolgsteam de-stress yourself, damit 8/5 —maximal acht Stunden an fünf Tagen — ausreichen.
Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit ohne das digitale Allzweckablenkungsmittel,
Sylvia Nickel

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Whatsapp-Messenger © Sylvia Nickel

11. August 2017
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

Whatsapp: Booster oder Bremse?5 Minuten Lesezeit

Ich habe Whatsapp in den letzten Jahren gefühlt zehn mal installiert und nach kurzer Zeit wieder verbannt. Das passiert mir heute nicht mehr, denn der Whatsapp-Messenger kann wesentlich mehr als das obligatorische »thanks, God: it’s friday«-Bildchen, versehen mit dem Hastag #TGIF, verbreiten. Nutze Whatsapp nicht nur als privaten Kommunikationskanal.

Als typischer Bürotäter ist das Smartphone nebst Zeitmanager vor allem Telefon, Fotoapparat, Timer, Kalender und MP3-Player für mich. Etwas schräg schaue ich deshalb, wenn mich geschäftlicher Inhalt per Whatsapp erreicht. Also ließ ich mich vor einigen Monaten wieder einmal auf das Experiment ein und befasste mich mit den (neuen) Funktionen.

Whatsapp kann mehr als Textwüsten und nervige Katzenbildchen versenden

Whatsapp ist — wie andere Messengerdienste auch — mittlerweile mit umfangreichen Funktionen ausgestattet:

  • Versand von Text, Anhang von Dokumenten unterschiedlicher Art, Voice-Mail, Fotoversand;
  • Verteilerkreise/Gruppenbildung als auch einmalige Versenden an viele Empfänger (»Broadcasts«) sind möglich; sogar Newsletter lassen sich mittlerweile über die gängigen Dienste per Whatsapp versenden.
  • Im Büro kannst du WhatsApp Web aufrufen, um nicht ständig das Smartphone in der Hand halten zu müssen.
  • Der Chatverlauf lässt sich löschen oder bei Bedarf an eine E-Mail senden; diese ist insbesondere dann interessant, wenn geschäftliche Informationen ausgetauscht werden, welche zu einem Auftrag führen oder seiner Abwicklung diesen (sogenannte »Handelsbriefe«), denn diese unterliegen der Archivierungspflicht.

Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen Whatsapp-Nummern zur Kommunikation mit dem Konsumenten anbieten wie beispielsweise Apotheken (zwecks Vorbestellung) oder der ADAC (hier eine witzige Kampagne zur Mitgliedergewinnung und -kommunikation).
Gerade in Berufen, in welchen das Smartphone der einzig verfügbare Computer vor Ort ist, nimmt die Bedeutung zu, etwa zur Dokumentation von Schäden oder Bestandsaufnahmen im Handwerk, zur Koordination von Einsatzplänen in verschiedenen Dienstleistungen, als Notfall-Call für Ausfälle (ältere Semester erinnern sich an die berühmte »Telefonkette«).

Diese Funktionen und Einstellungen solltest du kennen

Damit Whatsapp oder andere Messenger keine Produktivitätsbremse werden, gibt es einige wesentliche Grundeinstellungen:

  1. Profilbild nur für Kontakte: Leider verwechseln viele Menschen Messenger mit Flirtbörsen. Aber auch zum Schutz vor Missbrauch deines Profilbildes solltest du diese nur den direkten Kontakten anzeigen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Profilbild).
  2. Zuletzt Online: Diese Information mag interessant sein, um abschätzen zu können, ob und wann ein Kontakt wieder online sein wird. Allerdings gehört diese Information nicht in die Öffentlichkeit. Du kannst zwischen» jeder«, »meine Kontakte« oder »niemand« wählen (Einstellungen –> Account –> Datenschutz –> Zuletzt online). Wählst du »niemand«, so sendet whatsapp lediglich eine Lesebestätigung ohne Zeitstempel an deine Kontakte; ebenso erhältst du keine Information über den Lesezeitpunkt deiner Nachrichten. Wann du etwas liest, sollte in deine Privatsphäre gehören. Letztlich wird auch ein Stalken durch den Zeitstempel begünstigt.
  3. Deaktiviere das Nachrichtenpopup und den Benachrichtigungston. So bestimmst du, wann du dich mit diesem Messenger befassen möchtest. (Einstellungen –> Benachrichtigungen)
  4. Alternativ lassen sich auch Gespräche stumm schalten, so dass du für ausgewählte Menschen immer »on« sein kannst (Kontaktoptionen –> Stummschalten). Dasselbe gilt auch für Gruppengespräche.
    Gib den Menschen eine Chance, welche dir häufig die berühmten ‚TGIF-Bildchen ungefragt senden und teile dies den betreffenden Kontakten mit bevor du sie ohne Hinweis blockierst (Kontaktoptionen –> Mehr –> Blockieren).
  5. Deaktiviere im Flugmodus auch den Datenverkehr. Whatsapp nutzt die Datenleitung und ist daher in mancherlei Flugmodi weiterhin aktiviert. Wenn du in deinen Stillarbeitszeiten wirklich Ruhe haben willst, dann deaktiviere auch die Datenverbindung bzw. W-LAN. So kommst du erst gar nicht in Verlegenheit, schnell zu schauen, ob eine Nachricht eingegangen ist 😉

Bei all den schönen Funktionen und dem zusätzlichen Kommunikationskanal solltest du Herrscher deiner Zeit bleiben und dich nicht vom Smartphone treiben lassen.

… und wie immer in der Kommunikation gilt: nutze den Kanal der Kontaktaufnahme für die Antwort und wechsele diesen nicht ungefragt, beispielsweise von E-Mail zu Whatsapp. Auch wenn Messenger statt Mail effizienter erscheint, so gelten auch hier Regeln, um insbesondere die Produktivität aller Beteiligten nicht zu torpedieren.

4 goldene Regeln für die Mail-/Messenger-Kommunikation

  1. So viel wie nötig – so wenig wie möglich. Das gilt für den Text, den Verteilerkreis als auch Höflichkeitsfloskeln.
  2. Duden ist sexy. Ob Abkürzung oder fehlende Satzzeichen. Insbesondere beruflich genutzt sollte auch die Messenger-Nachricht orthografisch korrekt sein.
  3. Löschen, was nicht rechtlich oder betrieblich notwendig ist. So entsteht kein Datenfriedhof.
  4. Geduld! Obwohl die Nachricht auf dem Smartphone landet, können sich andere im Gespräch, im Flugmodus oder einfach im Feierabend befinden. 24/7 ist etwas für Rookies, denn Offline ist der neue Luxus (viel Spaß mit dem Vortrag von Anitra Eggler)

Dieses Thema wird im Webinar Whatsapp statt Mail vertieft. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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Podcasts © Sylvia Nickel

4. August 2017
nach Sylvia Nickel
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Weiterbildung nach Maß: Podcasts4 Minuten Lesezeit

Podcasts ergänzen seit 2005 die Medienlandschaft. Dank einschlägiger Portale lassen sich Podcasts zu nahezu jedem Thema finden. Allerdings variieren die Qualitäten und die Frequenzen, in welchen neue Folgen erscheinen. Welche Podcasts in Sachen Selbstmanagement, Selbstmotivation und Arbeitsmethodik für dich interessant sein könnten, darum geht es in diesem Artikel.

Podcasts hören, reflektieren und lernen

An einem Tag in meiner Arbeitswoche habe ich einen großen Zeitblock reserviert. Dieser lautet »über den Tellerrand«. Ich höre Podcasts, lese Blogs und lasse meine Gedanken fließen. Häufig stehen am Ende viele Ideen im Generalbuch, von welchen ich nach Prüfung die eine oder andere umsetze, gerne auch schon simultan zum Podcast hören. Das war schon so als ich noch wissenschaftlich arbeitete: traditionell der Dienstag hatte einen großen Zeitblock, der sich des nicht zielgerichteten Studiums der Fachliteratur widmete, sondern Ankündigungen, Neuerscheinungen, Studien, Fachbeiträge. Es war mein »Bibliothekstag«.

Podcasts haben im Vergleich zum Lesestoff einen unschlagbaren Vorteil: man kann sie nebenbei hören, beispielsweise beim Rasenmähen, beim Aufräumen oder einfach auf der Bahnfahrt von A nach B. Das Angebot an Podcasts ist groß. Die Qualitäten wie auch die Themenspektren variieren sehr stark. Daher verrate ich dir meine Favoriten:

Meine Podcast-Favoriten

Zu meinen persönlichen Podcast-Favoriten gehören

Dass ausschließlich männliche Genossen in dieser Liste erscheinen, hat nichts mit Sexismus zu tun 🙂 Ich bin selbst erstaunt. Und vielleicht hören Frauen gerne Männerstimmen und umgekehrt.
Weitere Podcastempfehlungen hat Vivecca Frank hier zusammen gestellt. Diese Tipps bieten Dir einen guten Einstieg in die Podcastwelt. Folge Empfehlungen, Bewertungen, Rezensionen oder einfach den Podcasts der Menschen, deren Blogs du bereits folgst.

Podcastverwaltung

Hilfreich ist der Einsatz eines digitalen Assistenten, wenn du mehrere Podcasts abonnierst. Dieser nennt sich Podcatcher. Ich nutze iTunes, um meine Abonnements zu verwalten. Hierzu gibt dazu Alternativen wie Stitcher oder schlichtweg das Abonnements des RSS-Feed. So kann ich bei Bedarf auf die ungespielten Folgen meiner Favoriten zugreifen.

Podcasts als Möglichkeit der informalen Weiterbildung sind Gegenstand des Webinars »Karriere nach Maß | Weiter mit Bildung«. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Einen entspannten Hörgenuss,
Sylvia Nickel
PS: Am 05.09.2017 reihte sich Peter Beer mit seinem Achtsamkeit-Podcast in die Favoritenliste (— schon wieder eine Männerstimme 😉 )
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Weniger ist Mehrwert © Sylvia Nickel

31. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
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Zeitfallen im Büro erkennen und abstellen3 Minuten Lesezeit

Zeitfallen, Zeitdiebe, Zeitfresser. Das Phänomen hat viele Namen. Ich lade dich ein, deine Favoriten zu finden 🙂

Am Anfang war da der Gedanke …

  • »schnell noch mal E-Mail checken«
  • »….was war eigentlich auf XING los?«
  • »Moment, wie war das mit den Nachrichten?!?«
  • »ah, das Smartphone hat gerade gesurrt …«

Du kennst diese kleinen Ablenkungsmannöver? Diese lassen sich schonungslos mit RescueTime oder einem anderen Tracker aufdecken, übrigens auch die unzähligen Gelegenheiten, an den wir das Smartphone in den Händen halten.

Schlimmer sind die Gefälligkeiten, denn gut gemeint ist häufig alles andere als produktiv.

»Klar, mach‘ ich für dich«

Durch diese oder ähnliche Zusagen ohne Notwendigkeit unterbrichst du deine Aufgaben und ziehst die Schuhe anderer an. Ist dies wirklich sinnvoll in deiner Rolle in der Organisation? Was wäre, wenn der Chirurg das OP-Besteck selbst reinigt oder Verbände anlegt statt zu operieren? Vielleicht fehlt der Fokus, weil dir das (Tages-)Ziel nicht klar ist? Oder geht es einfach um das nette Miteinander? Was machen denn die Personen in der Zwischenzeit, deren Arbeit du nun erledigst?

»Dann reden wir darüber«

Gesteigert werden können Zeitdiebe allein durch kommunikatives Miteinander. Ein Schwatz hier, ein Schwatz da… ein Telefonat, das länger dauert als es muss, und ein Meeting, das nach 20 Minuten Klärung brachte, jedoch auf die angesetzte Dauer von 60 Minuten ausgedehnt wird.

Kommunikation ist wichtig, gerade für ein ausgeglichenes Miteinander, doch dann sollten wir uns eingestehen, dass der Kaffee eben in der Küche dem Socializing gehörte und nicht der Arbeitsvorbereitung 😉
Was ebenfalls viel Zeit kostet, ist der überhöhte Anspruch an sich selbst:

»Das geht noch besser«

Ja klar, aber es war von »fertig« die Rede und nicht von »perfekt«, — oder? Stell dir vor, du sitzt in einem Restaurant und wartest auf dein Dessert. Das kommt nicht. Nach einer Zeit fragst du nach und erhältst die Antwort »unser Koch lässt nur perfekte Desserts aus der Küche.« Würde das deine Zufriedenheit erhöhen? Perfektionismus ist ein fast so gemeiner Zeitdieb wie der fehlende Fokus, denn allein du selbst bist dafür zuständig.

Weniger ist Mehrwert © Sylvia Nickel

Keine Chance für Zeiträuber

So packst du die Zeiträuber beim Schopf:

  1. Was ist JETZT wichtig, so für die nächsten 30 Minuten? — Kläre dies und
  2. schalte JETZT Unterbrechungen aus (soweit es geht).
  3. Vermeide JETZT Ablenkungen durch andere geöffnete Programme, Unterlagen, die zu einem anderen Projekt gehören, die Gummibärchen auf dem Schreibtisch, die nur Appetit machen, usw.

Im Grunde ganz einfach: Weniger ist Mehrwert. Ein weniger an Ablenkung, Störung, Abschweifen der Gedanken, Unterhaltung, Perfektionismus und vor allem Unschlüssigkeit.

Dieses Thema betrifft einen Aspekt des Eisenhower-Prinzips. Es sind die Aktivitäten, die weder dringlich noch wichtig sind und daher am besten Nullkommanix an Aufmerksamkeit erfahren sollten. Diese Papierkorbaufgaben kosten einfach Energie.

Im Webinar so viel Power steckt in Eisenhower geht es um die volle Magie dieses Prinzips. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Fokussiertes und entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel

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Aufschieberitis © Sylvia Nickel

24. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

Wie du Aufschieberitis abstellst: 4 Fragen2 Minuten Lesezeit

Heute erreicht mich in der Sprechstunde die Aussage »ich habe Aufschieberitis.« Also aufschieben »müssen«wir nichts, denn selbst den ersten und den letzten Atemzug machen wir automatisch. Was natürlich mit einigen Fragen eingegrenzt werden kann, das sind Aufgaben, die aus vielerlei Gründen aufgeschoben werden.

Das Thema ist ein Klassiker im Selbstmanagement; auch ich habe da meine Baustellen … und lächele wenn ich mir die vier Fragen stelle.

Aufschieberitis © Sylvia Nickel

4 Fragen zu deiner Aufschieberitis

Dies sind meine Fragen, wenn es darum geht, den Knoten der Prokrastination bzw. der Aufschieberitis zu lösen:

  1. Kannst du das Aufschieben aus eigener Kraft beenden? — Normalerweise solltes du dies bejahen können; wenn nicht, ist die Frage, ob dich objektiv ein bestimmter Umstand davon abhält und wenn ja, welcher.
  2. Ist es wirklich wichtig? — Viele Aufgaben sind dem Perfektionismus geschuldet. Ein nice to do bringt jedoch keinen Fortschritt, weder für dich, noch für deine Kunden, Kollegen usw. Hat die Aufgabe einen Nutzen für eine Person?
  3. Passiert etwas, wenn die Aufgabe nicht jetzt erledigt wird? — Vielleicht kannst du die Aufgabe später besser erledigen. Lege dir einen Zeitraum fest bzw. übernehme diese Aufgabe in deine To-Do-Liste (falls sie dort nicht schon steht).
  4. Muss die Aufgabe in dieser Form erledigt werden? — Kannst du dir mit etwas Einsatz an Hirnschmalz die Bearbeitung, gerade auch bei wiederkehrenden Aufgaben erleichtern? Dann ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt darüber nachzudenken und die Schritte dafür umzusetzen.

Du hast eine oder mehrere Fragen mit »ja« beantwortet? Gratulation! Lege los.
Für alle anderen »Aufgaben« gilt: Schiebe sie auf die Nice-to-do-list und kümmere dich um das Tagesgeschäft 🙂

Eine Vertiefung bietet das Webinar die perfekte To-Do-List. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel
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Produktivitäts-Booster (c) Sylvia Nickel

21. Juli 2017
nach Sylvia Nickel
2 Kommentare

Zeit im Blick: Wann du eine Zeiterfassung starten solltest3 Minuten Lesezeit

Eine Ressource ist weltweit gleich verteilt: Die Zeit. Damit wir diese effektiv nutzen ist ein eine Zeitkontrolle sinnvoll. Dabei geht es nicht um eine Selbstoptimierung unter der Prämisse, noch mehr in derselben Zeit zu schaffen, sondern um Ent-Schleunigung für Deine beste Leistung.

Wann du deine Zeit erfassen solltest

Zeiterfassung und damit deren Kontrolle ist kein Selbstzweck, sondern soll dir helfen, deine Zeitinvestition zu reflektieren und für dich sinnvoll zu nutzen. Zeiterfassung bietet sich — abgesehen von organisatorischen Verpflichtungen und kaufmännischen Kalkulationsüberlegungen — immer dann an, wenn du merkst, dass

  • am Ende des Tages  viele Aufgaben übrig bleiben,
  • du dich gehetzt fühlst,
  • du ein Gefühl der Leere verspürst, wenn du auf den Tag zurück blickst.

Genau jetzt ist der Zeitpunkt, die Zeitfallen aufzudecken und zu analysieren. Erst, wenn die Ursachen identifiziert sind, kannst du einen Plan kreieren, um künftig diese zu umgehen und am Ende des Tages mehr Zeit für die Dinge zu haben, die dir wichtig sind.

Ein Leben nach Stoppuhr?

Die Aufzeichnung der Zeit für einzelne Tätigkeiten hat primär eine Aufgabe: Dokumentation für spätere Analyse. Vergiss also das innere Bild eines Trainers, der mit der Stoppuhr neben dir steht, um dich zu noch härter zu noch besserer Leistung anzuspornen. Erst einmal willst du dir einen Überblick verschaffen.

Die Zeiterfassung kann elektronisch oder papiergebunden erfolgen, jedoch in welcher Form?

  1. Zentral für alles: dies hat den Vorteil, dass Sie alles im Überblick haben. Es reicht ein kleine Exceltabelle wie in der Abbildung skizziert. Der Nachteil besteht darin, dass du stets Zugriff auf dein Erfassungsinstrument haben solltest, da ein zeitlich versetztes »Nachtragen« häufig darin endet, dies zu versäumen. Die zentrale Erfassung eignet sich für eine generelle Erhebung nach dem Motto: Worin investiere ich meine Zeit?
  2. Dezentral bei vielen Projekten: Erfassung mittels digitale oder papiergebundene Projektzettel (wie typischerweise in rechtsberatenden Berufen genutzt). Diese Methode eignet sich zur Kontrolle einzelner Arbeitsbereiche oder Projekte.
  3. Mobil. Zahlreiche Apps ermöglichen die Zeiterfassung via Smartphone. Manche Apps wie TimeSheet verfügen über eine Excel-Schnittstelle, so dass die Daten später weiter verarbeitet werden können. Hier erfolgt die Erfassung bei Bedarf für mehrere oder alle Aktivitäten.

Der positive Nebeneffekt einer Zeitaufzeichnung ist, dass Multitasking in verschiedenen Projekten nicht erfasst werden kann. Damit ist die temporäre Zeiterfassung ein Lernwerkzeug, sich der Prioritäten bewusst zu sein.

Ein paar Tipps für deine Zeitaufzeichnung:

  • Erfasse nur Arbeitszeiten und keine Pausenzeiten;
  • Erfasse nur die Zeiten, welche dich besonders interessieren, beispielsweise »Arbeit an Projekt XY« oder »Engagement für den Verein Z«;
  • Lege dir einen Zeitraum für die Erfassung und einen Termin mit dir selbst für die Auswertung fest; häufig genügen ein oder zwei Arbeitswochen, um die Zeitfresser zu erkennen.

Eine Zeiterfassung ist nur dann sinnvoll, wenn die erhobenen Informationen auch ausgewertet werden, beispielsweise um Fragen nach effizienter Bearbeitung, effektiver Organisation, der Delegation oder dem Outsourcing von Tätigkeiten zu stellen und Antworten zu finden. Kurzum: ziehe die Entlastungskarte. Für Selbständige tritt die Kalkulation hinzu. Rechnen sich die angebotenen Leistungen auch unter Berücksichtigung der vollständigen Arbeitszeiten? Bedenke: weniger ist Mehrwert.

Diese Methode sowie weitere flankierende Möglichkeiten werden im Online-Erfolgsteam „de-stress yourself“ vertieft. Weitere Webinare von mir findest du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für dich zusammengestellt.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
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