Weniger ist Mehrwert.

Blog | Einfach produktiv & glücklich im Büro 4.0

Smartphone (c) Sylvia Nickel

26. Mai 2017
nach Sylvia Nickel
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time management by smartphone4 Minuten Lesezeit

Mein Smartphone ist Uhr, Taschenrechner, Timer, Stoppuhr, Diktiergerät, Spiegel, Taschenlampe, Fotoapparat, Tracker, Tracer, Navigationsgerät, MP3-Player, Notizbuch, digitaler Assistent, E-Mail-Manager, Terminkalender, Social Media-Zugang, mobiles TV, E-Book-Reader … und telefonieren kann man damit auch 🙂 … aber wie hilft es Dir in deinem im Zeitmanagement? Darum geht es in diesem Artikel.

Der Einsatz des Smartphones als Werkzeug hängt davon ab wie sehr es in Deinen Alltag integriert ist:Smartphone (c) Sylvia Nickel

  1. Ich kann gut darauf verzichten.“ — Dann ist dieser Artikel eher uninteressant für Dich. Vielleicht wäre das Generalbuch ein wichtiges Instrument für Dein Zeitmanagement.
  2. Mein Smartphone ist stets dabei und eine gute Ergänzung.“ — Du nutzt einige Funktionen Deines Smartphones und erfährst in diesem Artikel, welche weiteren nützlichen Zeitmanagement-Werkzeuge mitgeliefert werden.
  3. Es ersetzt teilweise Notebook, Tablet oder Desktop“ — Deine Erfahrungen sind schon intensiv, aber vielleicht kennst Du das andere Gimmick noch nicht.
  4. Ich kann nicht ohne.“ — Ich empfehle Dir, besonders den letzten Abschnitt dieses Artikels zu lesen.

Diese Funktionen sind schon drin

Quasi von Haus aus ist Dein Smartphone ein digitaler Assistent in Sachen mobiles Zeitmanagement. Dazu gehören:

  • Kamera — für schnelle Bild-Notizen.
  • Notizfunktion — für kombinierte Sprach-, Bild- und Textnotizen.
  • Wecker, Timer und Stoppuhr — unschlagbar für gezielte Erinnerungen sowie die Pomodorotechnik: Stelle Dir den Timer auf einen knappen Zeitraum, um gezielt und ablenkungsfrei eine Aufgabe zu bearbeiten. Ich arbeite mit 20 Min. und 60 Min., je nach Aufgabenumfang (mehr zur Pomodorotechnik in diesem Video).
  • E-Mail — für unterwegs; dies kann sich jedoch auch als Bremse erweisen. Stelle zumindest die Push-Nachricht auf lautlos.
  • Cloud-Dienst — hiermit hast Du Dein Büro überall, insofern Deine Daten in der Cloud liegen. Ich nutze beispielsweise Office 365 und kann mit meinem Smartphone im Zweifelsfall auch auf Powerpoint & Co. zurück greifen.

5 nützliche Apps für dein Zeitmanagement

Dein Betriebssystem bringt einige Werkzeuge mit. Mit einigen wenigen Apps kannst Du noch mehr für Dein Selbstmanagement aus dem Smartphone heraus holen.  Dabei gilt

Welche App für Dich die passende ist, hängt davon ab, was Du steuern oder bündeln möchtest. Und dies sind fünf ausgewählte Apps, die Dich im Zeitmanagement voran bringen können:

  • RescueTime — Diese App läuft auf Notebook, Tablet und Smartphone. Sie zeichnet Dein Nutzungsverhalten auf. Ich empfehle RescueTime immer dann, wenn am Ende des Tages viel zu tun übrig ist. Du erkennst schnell Deine Zeitfresser: Sind es stundenlange Telefonate, Chats und Messenger oder einzelne Websites, auf die Du die Aufmerksamkeit und damit Deine Energie lenkst?
  • Google Notizen/Keep — Der Name ist Programm und sollte so verstanden werden. Die App ist eine digitale Sammlung Deiner Pins, Post-it und anderer kleiner Merker.
  • Todoist — Diese App ermöglicht Dir ein komplexes Aufgabenmanagement und ist dank Plugin auch in Outlook verfügbar.
  • TimeSheet — Mit dieser Arbeitszeiterfassung siehst Du, wie viel zeit einzelne Projekte oder Aufgaben benötigen. Im Gegensatz zu RescueTime läuft es nicht automatisch mit, sondern muss manuell gestartet werden. dafür werden die Sheets als csv in der Dropbox abgelegt.
  • 7 Weeks — Du willst Dein Verhalten verändern und Dich dazu motivieren? Dieses App bgeleitet Dich und erinnert Dich auf Wunsch an Deine schönen neuen good habits, z.B. das Informationsfasten.

Master or Servant? Wie Du Dein Smartphone clever nutzt

Bei all den Dingen, welche Dein Smartphone zu leisten vermag, beherzige einen Tipp:

Es ist schön, vieles auf dieses kleine Kompaktwunder auszulagern: Erinnerungen an Aufgaben, Mails und Mahlzeiten. Doch wenn Du nicht mehr weißt, was der nächste wichtige Schritt ist, bist Du der Diener Deiner Apps. Lass es nicht soweit kommen. Ein Smartphone ist und bleibt eine Werkzeug … und mal ehrlich: wer hat schon je beobachtet, dass der Hammer den Tischler beherrscht oder der Schraubenschlüssel den Mechaniker? Es ist und beliebt umgekehrt:

Eine Vertiefung bietet das Webinar Zeitmanagement by Smartphone. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ein entspanntes mobiles Arbeiten,
Sylvia Nickel
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#Fasten17 (c) Sylvia Nickel

3. März 2017
nach Sylvia Nickel
2 Kommentare

Fasten anders: Achtsamkeit im Büro4 Minuten Lesezeit

Fasten im Büro? Aber sicher. Du gewinnst nicht nur wertvolle Erkenntnisse über Deine Zeitfresser, sondern kannst diese auch aus dem Alltag verbannen oder zumindest bewusst damit umgehen, vielleicht für immer.

Warum Du fasten solltest

Fastenzeit ist Zeit der Achtsamkeit. Durch den bewussten Verzicht auf ein Lebensmittel oder eine Gewohnheit nehmen wir wahr, wie wichtig oder unwichtig dies für uns ist. Die „Informationsdiät“ oder das „Medienfasten“ wird zunehmend praktiziert, nicht nur zur christlichen Fastenzeit. Dabei geht es um bewusste On- und Off-Zeiten an Smartphone, Tablet und PC.
Fasten ist also nicht nur auf den Verzicht beschränkt: allein das achtsame Verhalten zeigt, dass Veränderung auf Dauer möglich ist. Und das ist die spannende Frage im Büro: Wie viel Zeit und Gelassenheit gewinnst Du durch den Verzicht bzw. die Einschränkung?

So funktioniert das 3M-Fasten

Mit dem 3M-Fasten gehen wir typischen Zeitfressern im Büro 4.0 an den Speck:

  • Schnell mal bei XING oder Facebook vorbeischauen,
  • auf Whatsapp-Nachrichten sofort reagieren und zugleich den nächsten ablenkenden Einfall haben,
  • vor dieser wirklich nervigen Aufgabe doch noch mal schauen, was im Postkasten liegt, und
  • während Du an der Präsentation zu Projekt A arbeitest öffnest Du das Dokument zu Projekt b und reagierst sofort auf die Mail zu Projekt C.

Du erkennst Dich wieder? Dann mache mit beim 3M-Fasten: 7 Wochen bis Ostern.

3M-Fasten (c) Sylvia Nickel

Slow Media

Weniger Ablenkung durch Social Media und mehr Konzentration auf das Wesentliche: Deine wichtige Tagesaufgabe. Diese (maximal drei) notierst Du Dir optimalerweise am Abend zuvor. So nutzt Du Dein Unterbewusstsein, um Dich optimal auf den nächsten Tag vorzubereiten.
Hinderlich sind die vielen Ablenkungen. Teile Dir daher die Aufgaben in überschaubare Zeiteinheiten ein; die Pomodorotechnik empfiehlt hier 25 Minuten. Ich persönlich arbeite mit den Intervallen 20, 45 und 90 Minuten — je nach Bedarf. Gehe währenddessen offline: Schließe alle nicht benötigten Programme, deaktiviere Messenger und gehe — falls möglich — mit dem Smartphone auf Flugmodus. Deine Social Media- und Programmnutzung kannst Du einfach mit RescueTime tracen und auswerten.

Slow Mail

Weniger SPAM und JUNK Mail, Newsletter und Unnötiges. Nimm den Posteingang unter die Lupe und verabschiede Dich von all dem, was Du nicht benötigst, endgültig. Nimm Dir täglich maximal zwei feste Zeitfenster vor, am Vormittag und am Nachmittag. Wenn Du dies mit einer etablierten Routine verknüpfst fällt es leichter, etwa „immer nach dem Vormittagstee nehme ich mir 25 Minuten Zeit für E-Mail und Outlook“.

Slow Making

Weniger Multitasking und mehr Fokus auf das, was Dich JETZT weiter bringt. Eines meiner Fasten-Werkzeuge in Sachen Konzentration ist das Flowmusicstereo-Radio. Alternativ nutze ich auch Chiltrax, um in den Flow zu gelangen. Und das ist das Wesentliche: Im Flow konzentrierst Du Dich auf eine Tätigkeit. Mono- statt Multitasking. Das ist effektiv, denn Wiedereinarbeitung nach Unterbrechung entfällt ebenso wie der eine oder andere Flüchtigkeitsfehler durch Überlastung.

Fasten ist nur die halbe Miete, wenn Du nicht reflektierst, was es Dir bringt.

Nimm Dir täglich 5 Minuten Zeit zur Reflexion

Fasten ist kein Selbstzweck. Nimm Dir Zeit und führe ein Fastentagebuch: Notiere Dir die Tageserfolge, die Momente, die Dir besonders bewusst sind. Und damit Du auch wirklich sieben Wochen durchhältst empfehle ich Dir die 7Weeks-App. Dort kannst Du jeden 3M-Fasten-Tag vermerken. Ich hoffe, Dir gelingt die 40-Tage-Serie. Vielleicht wirst Du auch produktiver und gewinnst zeit für andere Aktivitäten. Lass es uns wissen: im Recall-Webinar. Hier geht es zur Anmeldung.
Ob Du mit Medien, Mail, Multitasking oder anderen Dingen fastest:

Nimm Dir bewusst Zeit für die Aktivitäten,
nacheinander und nicht zugleich,
denn weniger ist Mehrwert.

Eine erfolgreiche Fastenzeit,*
Sylvia Nickel
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* Gemeinsam Fasten? Ja! Wir starten mit der Arbeitsorganisation. Dieses Thema wird im Webinar „Fastenzeit im Büro 4.0„erörtert. Im Recall tauschen wir uns über die Erfahrungen aus und von mir gibt es eine ganz persönliche Rückschau
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Büro 4.0 (c) Sylvia Nickel

17. Februar 2017
nach Sylvia Nickel
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Socialize! Mit Social Media produktiv im Büro 4.05 Minuten Lesezeit

Home Office hat Vor- und Nachteile. Zugleich beides ist die physische Abwesenheit von Kolleginnen und Kollegen. Da kommen die sozialen Medien im Zeitalter der Ablenkung gerade richtig. Wie diese jedoch effektiv genutzt werden können, um motiviert und zielgerichtet voran zu kommen — darum geht es in diesem Artikel. Socialize your home Office.

Wie Du mit Social Media produktiver wirst

Bei Social Media denkt man einerseits an Facebook, Pinterest, youtube, xing und co. — andererseits an das „Verdaddeln“ von Zeit durch Chats, endlose Diskussionen oder Kommentare unter Beiträgen, Postings der aktuellen Mahlzeit („Food Porn“), Auspacken der Shopping Bags vor der Kamera („Unboxing“) und die zahlreichen Videos á la „schaut her — das ist mein Leben“. Nicht wenige Menschen verlieren sich in Online-Spielen, welche mit den Plattformen verknüpft sind.

Doch es geht auch anders. Mit Social Media kannst Du Dich vor allem mit den Menschen verbinden, die Dich voran bringen, die Deine Interessen teilen, die Dich motivieren oder mit denen Du gar zusammenarbeitest. Hier einige Beispiele für verschiedene Felder:

Information

Newsfeeds wie bei Facebook, Xing, Linkedin, Google & Co informieren Dich über die in Deinen Kreisen angesagten Themen. Achtung: Hier entsteht die berühmte Informationsblase; wer sich stets in den selben Kreisen informiert kann in seiner Meinung nur bestätigt werden. Daher solltest Du Dir Deine eigene Zeitung gestalten, z. B. in einem Newsreader. Hier trägst Du die Links zu Blogs und Websites zusammen, die Dich interessieren. Du kannst sie auch nach Kategorien sortieren. So ist der eine Informationshappen dem Weltgeschehen, der andere den neuen Trends in der Branche vorbehalten, und ganz besonders inspirierend sind Artikel zur Motivation.

Motivation

In den Sozialen Netzwerken sind offene, geschlossene, in manchen auch geheime Gruppen möglich. Suche Dir Gruppen mit Menschen, die Dir gut tun, die eine positive Einstellung zur Arbeit haben oder einfach Deinen Interessen entsprechen. Ich nutze beispielsweise zwei Facebookgruppen intensiv: die eine ein befasst sich mit Gelassenheit und Erfolg am Arbeitsplatz, die andere mir Sport und Ernährung, auch und gerade im Beruf. Ja, natürlich gibt es so viele mehr, aber wir reden ja über den produktiven Einsatz am Arbeitsplatz.

In einigen Projekten habe ich persönlich solche Gruppen genutzt, um eine überschaubare Anzahl an Projektbeteiligten zu motivieren. Eine Facebookgruppe kann keine Projektdokumentation oder gar ein Workflowmanagement ersetzen. Allein jedoch ein „Moin aus dem Norden. Ich widme mich heute ….. wer macht auch um 13 Uhr Pause?“ ist im Home Office schon fast genauso nah wie die persönliche Verabredung zum Lunch im traditionellen Büro. Selbst das morgendliche Meeting kann auch über eine Gruppe koordiniert werden. Allerdings ist das gesprochene Wort schneller als das geschriebene, so dass in diesem Fall der Telefonkonferenz („Telko„) dem Vorzug gegeben werden sollte. Ich einigen Fällen allerdings kann das „Tipp-Meeting“ sinnvoll sein, z. B. wenn eine oder mehre Personen nicht teilnehmen können oder wenn die Funkverbindung einer der Beteiligten eine stabile Voice-Übertragung zulässt, etwa bei Fahrten durch Tunnel.

Kollaboration

Nicht zu unterschätzen ist die schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Durch manche Dienste lassen sich einfach Links, Dokumente oder Bilder zu Themen zusammenstellen, z. B. Diigo oder Pinterest. Auch das gemeinsame Erarbeiten solcher Boards ist häufig möglich. Das spart Zeit, da man sich nicht wiederholen muss, und motiviert, wenn sich mehrere beteiligen oder einfach einen Mehrwert aus der Themenzusammenstellung ziehen können. Das ist nur was für’s Hobby wie Kochen usw.? Weit gefehlt! Die Zusammenstellung der präferierten Tagungshotels funktioniert damit genauso wie die Faktensammlung für ein bestimmtes Thema.

Bei Messengern, Chat-Gruppen und dergleichen lauert die Gefahr von Unterbrechung und Ablenkung. Beherzige daher neben den Vorgaben Deiner Organisation folgende Grundsätze beim Einsatz von Social Media am Arbeitsplatz.

Socialize! (c) Sylvia Nickel So nutzt Du Social Media produktiv

  1. Stelle soweit möglich alle Benachrichtigungen und Unterbrechungen während eines Workloads auf lautlos. Schnell erreichst Du das mit dem Flugmodus auf Smartphone, Tablet und Notebook. Ein Workload (konzentrierte Arbeitszeit für eine Aufgabe) sollte mindestens 25 Min. dauern.
  2. Nutze bewusst die Zeiten zwischen Workloads, nebst Lüften und Bewegung, für bewusstes
    – informieren
    – motivieren
    – kommunizieren.
  3. Lasse Deine Social Media-Nutzung aufzeichnen und analysiere diese, wenn Du feststellst, dass am Ende des Arbeitstags zu viele Aufgaben übrig sind. Ein gutes Werkzeug ist RescueTime.
Mit Social Media kannst Du Deinen Arbeitstag motivierend und produktiv gestalten oder ineffizient und frustrierend; dies liegt in Deiner Hand. Wie nutzt Du Social Media am Arbeitsplatz? — Ich freue mich auf Deinen Kommentar.
Mit dem Social Media am Arbeitsplatz befassen sich auch das Webinar „Büro 4.0 | Socialize“ sowie das Erfolgsteam „de-stress yourself,“ denn die Vielzahl der Logins und das fehlende Management können ein großer Stressor sein. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.
Ein entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel
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Büro 4.0 (c) Sylvia Nickel

27. Januar 2017
nach Sylvia Nickel
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Was Dir ein Password-Management bringt3 Minuten Lesezeit

Das Password ist der digitale Schlüssel zu Plattformen, Profilen und Konten. Doch wie die Vielzahl an Passwords verwalten? Darum geht es in diesem Beitrag.

Warum Du Dein Password ändern solltest

Mit dem Password hast Du den Zugang zu Diensten, ob E-Mail, paypal, XING oder Linkedin, zum Office 365-Konto, Amazon oder ebay. Es ist der digitale Schlüssel. Verlierst Du diesen oder wird er Dir geraubt, so können all diese Türen von einem anderen geöffnet und die Dienste genutzt werden. Allein dies ist ein Grund, das Password nicht nur regelmäßig zu ändern, sondern auch für jeden Dienst ein eigenes zu nutzen.

3 Tipps für Dein optimales Password

Ein Password ist dann gut, wenn es niemand erraten kann; „mein Hund“, „123456“, „Anno Geburtsjahr“, „password“ oder „qwerty“ sind leicht zu knacken und daher ungeeignet. Daher gilt

  • Nutze die maximale Zeichenzahl. Diese variiert je nach Dienst meist von 8 bis 20 Zeichen.
  • Kombiniere Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
  • Verwende keine Wörter, sondern reine Kombinationen ohne sichtbaren Sinn.

Passwortgeneratoren wie beispielsweise dieser und zahlreiche Ratgeber empfehlen, durch die Anfangsbuchstaben einen Satz zu bilden, um sich das Password besser merken zu können, doch damit sind wir wieder bei einem Password mit Sinn.

WiePassword (c) Sylvia Nickel Du Deine Passwords zentral verwalten kannst

Login hier, Kennwort da … und schon ist der Schlamassel da. Ein Überblick über diese wäre ebenso gut wie ein digitaler Password-Merker. An dieser Stelle höre ich im Workshop:

Ja, das kann er, doch wie sicher ist dies? Was passiert, wenn eine andere Person Dein Gerät nutzt? Und wie sieht es aus, wenn Du Tablet oder Smartphone nutzt?

Eine einfache Möglichkeit ist, sich die Passwörter in einer durch Kennwort geschützten Datei zu speichern. Doch das ist nicht komfortabel. Ständig müssen diese hin- und her kopiert werden. Sinnvoll ist daher die Nutzung einer professionellen Kennwort-Verwaltung wie 1Password oder AVIRA Password Manager. Hier musst Du Dir (wie bei einem lokal gesicherten Dokument) nur das Master-Password merken; den Rest erledigt der Manager für Dich, etwa sinnvolle Vorschläge für neue Kennworte sowie die Frage, ob das Kennwort für die Login-Seite gesichert werden soll. Obligatorisch ist die Loginliste für den schnellen Klick.
Die Password-Management-Lösungen bietet zuweilen auch weitere Funktionen, beispielsweise

  • Wird dasselbe Password mehrfach benutzt?
  • Wann war der letzte Login?
  • Wann wurde zuletzt das Password geändert?

Übrigens darf und sollt Dein Password-Management ruhig etwas kosten: Es schützt äußerst sensible Daten. Etwas ketzerisch gesagt: Wer eine Versicherung für sein Smartphone abschließt sollte mit dem Passwortschutz nicht geizen.

Mit dem Kennwort-Management befasst sich auch das Webinar „Büro 4.0 | Passwordmanagement“ sowie das Erfolgsteam „de-stress yourself,“ denn die Vielzahl der Logins und das fehlende Management können ein großer Stressor sein. Weitere Webinare von mir findest Du übrigens auf edudip und sofengo. Die Literatur, Vorträge und Videos habe ich hier für Dich zusammengestellt.

Ein entspanntes Arbeiten,
Sylvia Nickel

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Der schwarze Punkt (c) Sylvia Nickel

20. Januar 2017
nach Sylvia Nickel
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#Denkzettel: Der schwarze Punkt3 Minuten Lesezeit

In der Kategorie Denkzettel  findest Du Motivationsgeschichten und Zitate rund um die Zeit, so auch „der schwarze Punkt“. Diese Geschichte habe ich im Facebook-Stream entdeckt. Meinen Recherchen nach tauchte Sie am 22.10.2016 zuerst auf Newslichter auf; diese beziehen sich jedoch auf Geschichten-Netzwerk.

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Der schwarze Punkt

„Eines Tages kam ein Professor in die Klasse und schlug einen Überraschungstest vor. Er verteilte sogleich das Aufgabenblatt, das wie üblich mit dem Text nach unten zeigte. Dann forderte er seine Studenten auf die Seite umzudrehen und zu beginnen. Zur Überraschung aller gab es keine Fragen – nur einen schwarzen Punkt in der Mitte der Seite. Nun erklärte der Professor folgendes:
„Ich möchte Sie bitten, das auf zuschreiben, was Sie dort sehen.“ Die Schüler waren verwirrt, aber begannen mit ihrer Arbeit.“

Der schwarze Punkt (c) Sylvia Nickel

„Am Ende der Stunde sammelte der Professor alle Antworten ein und begann sie laut vorzulesen. Alle Schüler ohne Ausnahme hatten den schwarzen Punkt beschrieben – seine Position in der Mitte des Blattes, seine Lage im Raum, sein Größenverhältnis zum Papier etc.
Nun lächelte der Professor und sagte:
„Ich wollte Ihnen eine Aufgabe zum Nachdenken geben. Niemand hat etwas über den weißen Teil des Papiers geschrieben. Jeder konzentrierte sich auf den schwarzen Punkt – und das gleiche geschieht in unserem Leben. Wir haben ein weißes Papier erhalten, um es zu nutzen und zu genießen, aber wir konzentrieren uns immer auf die dunklen Flecken.

Unser Leben ist ein Geschenk, das wir mit Liebe und Sorgfalt hüten sollten und es gibt eigentlich immer einen Grund zum Feiern – die Natur erneuert sich jeden Tag, unsere Freunde, unsere Familie, die Arbeit, die uns eine Existenz bietet, die Wunder, die wir jeden Tag sehen …….
Doch wir sind oft nur auf die dunklen Flecken konzentriert – die gesundheitlichen Probleme, der Mangel an Geld, die komplizierte Beziehung mit einem Familienmitglied, die Enttäuschung mit einem Freund, Erwartungshaltung usw.
Die dunklen Flecken sind sehr klein im Vergleich zu allem, was wir in unserem Leben haben, aber sie sind diejenigen, die unseren Geist beschäftigen und trüben.
Nehmen Sie die schwarzen Punkte wahr, doch richten Sie ihre Aufmerksamkeit mehr auf das gesamte weiße Papier und damit auf die Möglichkeiten und glücklichen Momente in ihrem Leben und teilen sie es mit anderen Menschen!“

`*•..¸ .•*¨`*•..¸♥☼♥ ¸.•*¨`*•. .•*¨

Wo ist Dein Fokus?

Setzen wir den Fokus auf die Dinge, die unwesentlich sind oder jetzt nicht verändert werden können, vergeuden wir wertvolle Energie und auch Zeit. Konzentriere Dich nicht auf den schwarzen Punkt, sondern auf die Fülle herum.

Achte daher auf Deinen Fokus. Und wenn Du Dich ertappst, nur an die jetzt fehlenden Dinge zu denken, lade ich Dich ein, sie mit einem Lächeln in die Kiste der schwarzen Punkte zu packen. Konzentriere Dich auf die Möglichkeiten. Ein paar Beispiele für schwarze Punkte im Büro 4.0:

  • „Wenn ich doch die Antwort von … hätte, dann ..“⇒ Prima, dieses unerwartete Zeitfenster gibt Dir Gelegenheit, eine andere Aufgabe zu erledigen.
  • „Warum ist die Internetverbindung so lahm?“ ⇒ Okay, dann arbeite ich in Ruhe offline 🙂
  • „Diese Person ist so unfreundlich, dass mir die Lust zu arbeiten vergeht.“ ⇒ Super, eine Chance, sich in Gelassenheit zu üben; es mag nicht der beste Tag für diesen Menschen sein.

Ich wünsche Dir den Fokus auf die Fülle, die Möglichkeiten und all das, was Du jetzt bewegen kannst,
Sylvia
PS: Setze Deinen Fokus mit dem Vision Board. Wie dies funktioniert, erkläre ich Dir hier.
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Plan für heute (c) Sylvia Nickel

9. Januar 2017
nach Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Effektive Planung: Lebst Du schon oder planst Du noch?5 Minuten Lesezeit

Eva Laspass fragt in Ihrer Blogparade „Zu Tode geplant? Planung — Planung ja oder nein?“ nach dem State of the Art der Planung. Hier ist mein Beitrag dazu. Zugegeben: ein Möbelhaus aus Schweden inspirierte mich zu diesem Titel.

Planung in Theorie und Praxis

Als Diplom-Ökonom lernte ich in meinem Studium vielerlei Planungsmethoden kennen. Es ging stets darum, das große Ziel auf die kleinen Ziele und damit auf die Aktivitäten herunter zu brechen. Dann kann man die Budgets dazu festzulegen, ob es Geldeinheiten, Zeit, Mensch oder Maschine sind. Das ist nicht nur für Organisationen sinnvoll, sondern auch für das eigene Leben.

In der Praxis lernte ich, akribisch zu planen und zu budgetieren kennen — und den Umgang mit den vorgegebenen Werten. Werden die Ziele, wie ein bestimmter Umsatz, nicht erreicht, so beobachte ich verschiedene Strategien des Umgangs mit verfehlter Planung:

  • Die Tätigkeiten werden so angeordnet, dass sich rechnerisch die Zielerreichung ergibt (Aufträge vorziehen oder nach hinten schieben).
  • Die Dinge werden zurechtgerückt (man kann Statistiken auch schönen und Positionen umbuchen).
  • Es wird verkrampft nach einem Schuldigen gesucht (natürlich nicht in den eigenen Reihen).

Sehr selten wird darüber gesprochen, ob die Vorgaben aus der Planung sinnvoll für die Zielerreichung sind. Kennst Du dieses aus Deiner Zielsetzung, beispielsweise wenn es um Abnehmen, mehr Sport usw. geht? Kennst Du die Bescheißerle-Strategien, wenn Du das Ziel nicht erreichst, z.B.

  • „Ich hatte so viele Geburtstagsfeiern und Einladungen zum Essen.“ (Schuld sind also die Einladenden)
  • „Ich hatte mir den Knöchel verstaucht.“ (ja, aber da hätte man noch etwas für den Oberkörper tun können und die Kalorienzufuhr an verminderte Aktivität anpassen, oder?!?)
  • „Im Prinzip habe ich es geschafft, also so zu 50%.“ (Ah ja, halb zum Mond ist eben auch schon eine halbe Mondlandung)

Dann ist es Zeit, sich zu fragen, ob die Ziele richtig sind.

Setzt Du die richtigen Ziele?

Plan für heute (c) Sylvia Nickel

Vielleicht hast Du schon einmal von SMART-Zielen oder der ALPEN-Methode gehört? All diese Heuristiken geben uns einen Anhaltspunkt darüber, wie ein Ziel zu formulieren ist. Realistisch bzw. erreichbar ist ein Kriterium. An diesem Scheitern meines Erachtens viele Ziele in der Praxis, im Privatleben, im Beruf und auch in der Organisation.

Doch viel wichtiger ist es, Ziele nicht von äußeren Umständen wie Konkurrenzverhalten, Entwicklung am Arbeitsmarkt, Kundennachfrage oder der Zuneigung anderer festzumachen, sondern an den eigenen Stärken.  Dabei ist es hilfreich, die eigenen Schwächen auf dem Weg zum Ziel zu berücksichtigen.
Handlungsziele heißt das Zauberwort. Nicht: „was muss erfolgt sein, damit das Ziel erreicht ist,“ sondern „was tue ich, um dieses Ziel zu erreichen — tagtäglich?

  • Statt „Ich will XY Umsatz“: „ich mache täglich … für neue Kunden.“
  • Statt „Ich werde den Stadtmarathon gewinnen“: „Ich laufe täglich …, um mein Bestes auf dem Stadtmarathon zu geben.“
  • Statt „Ich möchte ein Buch über … schreiben.“: „ich schreibe täglich 30 Minuten an meinem Buch über … .“

Soweit zu den Zielen. Wie sieht es nun mit der Planung aus? Keine, denn die Ziele sind ja sogar schon als Handlungsziele formuliert, oder lieber eine minutiöse Tagesplanung?

Wie detailliert sollte Planung sein?

Als Produktivitätstrainer befasse ich mich mit vielen Werkzeugen, effektiver zu arbeiten. Dabei sind mir einige Planungs-Apps aufgefallen, die zunächst sehr verlockend sind. Man notiert die Ziele, notiert die Meilensteine dazu, beschreibt die Arbeitspakete, plant die Zeiträume und: schwupps! ist der Terminkalender gefüllt. — so wie im klassischen Projektmanagement.
Einer meiner Kunden zeigte mir die Planungs-App für seine Lebensplanung: Da waren mehr als 400 Pakete verzeichnet! Klar, es gibt Wishlists wie 1000 places to see before you die, aber mal ehrlich: Das ist kein Ziel, sondern ein „nice to do“ — oder? Macht mit 400 persönlichen Zielen das Leben Freude oder wird es zur Last, da wir einer starren Planung hinterher jagen? — Für den Detailliertheitsgrad einer Planung gibt es kein Messinstrument, lediglich Anhaltspunkte:

  • Plane so wenig wie möglich und so viel wie nötig.
    In den Terminkalender gehören die Termine, die Du sonst vergisst. Hilfreich sind Rhythmen für bestimmte Aktivitäten gleicher Art. Lege daher Zeitfenster für E-Mail-Bearbeitung, Bewegung an der Luft, das Erlernen von Neuem usw. fest, beispielsweise auf einem „Wochenplan.“ Trage diesen jedoch nicht in Deinen Terminkalender ein und lasse Dich vor allem nicht unnötig an diese Zeitfenster erinnern. Der „Wochenplan“ ist ein Rhythmusideal, aber keine starre Vorgabe.
  • Fokussiere Deine Big Five, die großen Ziele.
    Die Big Five for Life nach John Strelecky sind die inneren Antreiber, Deine großen Motivatoren in Deinem Leben, nicht nur in Deinen Rollen als Kind, Elternteil, Mitarbeiter, Nachbar usw. — Leite Handlungsziele daraus ab und baue Erinnerungen solange ein bis die Handlungen zur Routine werden.
  • Übe Rituale ein, die Dich zu Deinem Ziel bringen.
    Während Routinen nach entsprechender Wiederholung unbewusst durchgeführt werden, sind Rituale bewusste Handlungen. Für die Zielerreichung ist dies insbesondere Zeit zur Reflexion und für das Überprüfen der Prioritäten. Ein täglicher Spaziergang, z. B. zum Feierabend, kann ebenso solch ein Ritual sein wie das Führen eines Erfolgsbuchs.

Ich plane. Also bin ich.

Ich persönlich halte mich an diese drei Grundsätze und trage nur die Termine, die ich mit anderen habe, in meinen Terminkalender ein. Mein Wochenrhythmusplan mit den idealtypischen Zeitfenstern habe ich auf meinem Desktop und auf dem Smartphone liegen, so dass ich bei einem Telefonat oder Gespräch nicht in Versuchung komme, Termine innerhalb meiner „Stillarbeitsfenster“ zu legen. Die Big Five for Life klemmen als Vision Board am Schreibtisch und geraten so nicht aus dem Fokus.

Ein wenig Planung gehört zum bewussten Leben dazu. Denn, wer nicht plant, macht sich zum Spielball der äußeren Umstände. Planung ist kein Selbstzweck und ein voller Terminkalender kein Ausdruck großer Leistungsfähigkeit, hoher Produktivität oder des richtigen Wegs zum persönlichen Erfolg.

In diesem Sinne: eine gute Planung und ein Loslassen vom terminierten Tag.
Ich freue mich auf die weiteren Beiträge zur Blogparade.
Sylvia Nickel

 

 

Ziele (c) Sylvia Nickel

6. Januar 2017
nach Sylvia Nickel
Keine Kommentare

5 Tipps für Deine Ziele4 Minuten Lesezeit

Neues Jahr. Neue Vorsätze. In sieben Wochen werden die meisten in ihrem alten Trott verharren. Warum ist es so schwer, Ziele zu erreichen?

1 | Setze die richtigen Ziele

Viele Menschen setzen sich Erfolgsziele, z. B. „10 kg abnehmen“. Es ist erst einmal gut, eine Vorstellung vom Endzustand oder einen Meilenstein zu haben. Immerhin ist dieses Beispiel auch messbar im Gegensatz zu „mehr Sport treiben“, „weniger Überstunden machen“ und andere Dinge, die allenfalls ein Vorsatz, aber kein Ziel sind. Ein Vorsatz ist ein Wunsch, ein Vorhaben, dem eine konkrete Anweisung fehlt. Ein Ziel sollte nach dem SMART-Ansatz

  • Spezifisch,
  • Messbar,
  • Attraktiv,
  • Realistisch und
  • Terminiert formuliert sein.

So weit, so gut. Also könnte das Ziel lauten „ich nehme bis zum 30.06.2017 zehn Kilogramm ab, damit ich mich am Strand wohlfühle.“ — Zum Glück ist es erst Januar und diese zehn Kilogramm … die kann man auch nach Karneval angehen … oder nach Ostern … oder ab Pfingsten? 😉

2 | Nutze Handlungsziele

Wie willst Du Dein Ziel erreichen? Handlungsziele umfassen Routinen: tägliche oder wöchentliche Aktivitäten. Um das Ziel „10 kg abnehmen bis …“ zu erreichen wirst Du etwas in Deinem jetzigen Verhalten ändern, z. B.

  • 50% Deiner Kalorien mit Obst und Gemüse füllen,
  • täglich 30 Minuten Sport treiben,
  • einmal wöchentlich Schwimmen gehen usw.

3 | Sei konkret und fokussiere die Aktivität

Nun mag „ich nehme 10 kg bis zum 30.06.2017 ab“ durch „ich ändere meine Ernährung“ vermeintlich konkretisiert werden, doch was sagt dies aus? Nichts. Es ist nicht messbar, ebenso wie „ich esse weniger Schokolade“. Boykottiere Dich bei Deinen Handlungszielen nicht selbst, in dem Du Verbote formulierst („keine Schokolade“), sondern Gebote formulierst.

  • statt „ich esse keine Süßigkeiten“: „ich esse Obst und Gemüse“;
  • statt „ich verzichte auf den Aufzug“: „ich nutze die Treppen“;
  • statt „ich werde nicht faul auf dem Sofa liegen“: „ich baue kleine Trainingseinheiten im Alltag ein“.

 

Ziele (c) Sylvia Nickel

4 | Verknüpfe Dein Handlungsziel mit Gewohnheiten

Als Handlungsziel eignen sich Verknüpfungen mit bereits etablierten Gewohnheiten, z. B.

  • immer, wenn ich Kaffee getrunken habe, dann mache ich drei Minuten Kniebeugen“ oder
  • nach dem Aufstehen beginne ich den Tag mit einem 5-Minuten-Workout“ oder
  • vor dem Essen trinke ich ein Glas Wasser“.

Da Dich diese neuen Gewohnheiten Schritt für Schritt zu Deinem Erfolgsziel bringen sollen, spricht man auch von Good Habits, den guten Gewohnheiten.

5 | Halte die Anzahl der Ziele klein

Zu viele und zu hohe Ziele können Dich genau von der Erreichung dieser abhalten. Du setzt Dich unter Druck. Das erzeugt Stress. Irgendwann wirst Du diesem Stress entfliehen wollen. Wer sein Leben ändern will kann jetzt starten, jedoch in kleinen Schritten. Suche Dir in den verschiedenen Lebensbereichen Deine Handlungsziele, z. B.

  • Körper / Gesundheit: Wie bleibst Du gesund?
    z. B. „Ich nutze 40% meiner Kcal. für Obst und Gemüse, wenn ich mir eine Mahlzeit zubereite“
  • Sport / Fitness: Wie hältst Du Dich fit?
    z. B. „Immer, wenn ich Pause mache, starte ich diese mit einem 4-Minuten Workout mit Kurzhanteln.“
  • Familie/ Soziales: Wie schaffst Du Gemeinschaft?
    z. B. „Wenn ich Mittagspause mache, denke ich darüber nach, wie ich heute meine Beziehungen stärken kann.“
  • Arbeit / Beruf: Wie bringst Du Deine volle Leistung?
    z. B. „nach jedem Pomodoro prüfe ich die Prioritäten für die nächste Einheit.“
  • Spiritualität / Lebenssinn: Woraus schöpfst Du Kraft?
    z. B. „Ich führe mein Erfolgstagebuch, nachdem ich mir Abends die Zähne geputzt habe.“

Meine Ziele für 2017 stehen fest. Über meine Ziele im Januar berichte ich im Webinar  444-Update. Mit der 444-Methode schaffst Du übrigens spielerisch, Deine Handlungsziele umzusetzen.

Viel Erfolg mit Deinen Zielen 2017,
Sylvia Nickel

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29. Dezember 2016
nach Sylvia Nickel
Keine Kommentare

Der Jahreswechsel bietet einen hervorragenden Anlass, zu entsorgen. Archivieren und entfernen Sie die nicht benötigten Dateien und Dokumente aus Ihrem unmittelbaren Arbeitsfeld. Es gelten folgende gesetzliche Fristen für das Archiv:

  • 0 Jahre (alles, das nicht zu einem Abschluss bzw. Vertrag geführt hat, sowie Prospekte etc.)
  • 2 Jahre (private Kaufverträge, Kassenbons, Garantieunterlagen, Rechnungen von Ärzten, Anwälten, Handwerkern und Notaren)
  • 6 Jahre (Geschäftspapiere),
  • 10 Jahre (Steuerliches; alles, das in die Buchhaltung geht).

Eine detaillierte Auzählung der einzelnen Dokumente findet sich im gruenderlexikon.de

Tipp: Stellen Sie auch die Dateistruktur auf 2017 um. An den Arbeitsplatz gehören überdies nur die tatsächlich benötigten Dokumente — ob digital oder papiergebunden.

 

23. Dezember 2016
nach Sylvia Nickel
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In eigener Sache: Technische Panne zum Fest4 Minuten Lesezeit

Auch das ist Arbeiten 4.0: Meine Unternehmenswebsite ist seit dem 22. Dezember 2016, 10:23 Uhr, nicht mehr erreichbar. Grund ist ein Hack des Content Management Systems. Das System wird bis zum Jahreswechsel wieder hergestellt sein. Der Ärger bleibt. — Einige Gedanken zur Gelassenheit im Umgang mit technischen Problemen

Ich stelle mir gerne verpickelte Teenager vor, die in abgedunkelten Zimmern chips-vertilgend und zwischen Limonadendosen ihren Spaß daran haben, irgendetwas im Internet zu stören, Unfug zu bauen. Das war auch in den frühen Stunden des WWW so. Da gab es kleine „Viren“, die vollkommen harmlos die Buchstaben den Bildschirm herunterfallen, verpixelte Katzen über den Monitor rennen ließen oder einfach „Hello World!“ sagten. Hach, das waren lustige Zeiten. Heute ist es leider anders: Scripte und Mail-Hacks sorgen für SPAM-Mails im Namen des Ge-Hackten und gerne werden auch neue Freundschaftsanfragen über gefakte Profile in sozialen Medien gestellt. Das ist noch harmlos gegen den Raub und vor allem dem Missbrauch der Finanzdaten. Ein Hack — welcher Art auch immer — ist kein Fall für den Schülerstreich; doch ist es ein Grund, die Nerven zu verlieren?

Mit der Anzahl der Pannen steigt die Panik

Als Internet-Dino (ich bin seit 1993 im W3 aktiv) habe ich so manche Pannen im E-Mail-Verkehr und auf Websites erlebt. Ebenso wie bei meinem ersten Computerabsturz im Jahr 1988 war ich anfänglich dem Nervenzusammenbruch nahe:

  • Wo sind die Daten?
  • Wie kann ich es reparieren?
  • Was schützt mich künftig vor solch einem Desaster?

Vor allem aber:

  • Welcher Mensch macht so etwas?

Wut kommt auf; die Atmung beschleunigt sich und Herzschlag wie Blutdruck schießen in die Höhe. Ohnmachtstränen verlassen die Augen. — Ich kann es genauso noch fühlen wie es damals war. Doch dazwischen liegen knapp 30 Jahre. Zwischenzeitig kamen immer wieder die Fragen auf:

  • „warum gerade ich?“ und
  • „warum muss mir dies passieren?“

… und schon wieder Stress vom Feinsten; mit der Anzahl der Pannen steigt der Panikquotient!

Mit der Anzahl gelöster Probleme wächst die Ruhe

In drei Jahrzehnten „PC und Internet als Arbeitsgerät/-medium“ habe ich zahlreiche Pannen gemeistert, meist vollkommen eigenständig, jedoch mit mentaler Unterstützung guter Freunde am anderen Ende der telefonischen „Seelsorge“. Und das ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zur Gelassenheit:

Indem wir etwas als lebensbedrohlich titulieren, fokussieren wir alle Energie auf das Problem, nicht auf dessen Lösung. Mal ehrlich: Ist schon jemand gestorben, weil der E-Mail-Account missbraucht, die Website gehackt oder das Profil in sozialen Netzwerken gefaket wurde? Nein. Also sage ich mir heute:

Was war denn nun das Problem?

Jemand hat sich in mein Content Management System eingehackt und mit einem Script Mails über die Domain versendet (wahrscheinlich über Potenzpillen, fantastische Geschäftsmöglichkeiten, einen Lotteriegewinn oder einen wunderbar reichen und unbekannten Erben). O-Ton meines Providers, den ich seit 1998 habe:

„Ihr XXX Paket versendet unerwünschte Massen-E-Mails (Spam). Deshalb gehen wir davon aus, dass unbekannte Dritte Ihre XXX Produkte missbrauchen und schadhafte Scripte auf Ihrem Webspeicherplatz eingeschleust haben. Wir wollen weiteren Missbrauch und Schaden für Sie und andere Internet-Nutzer vermeiden. Aus diesem Grund haben wir Ihr Paket gesperrt. Im Rahmen der Mitstörerhaftung sind wir hierzu rechtlich verpflichtet.“

Es ist Weihnachten. Die meisten Menschen sitzen im Kreise Ihrer Lieben, gehen Ihren Hobbies nach oder nutzen anderweitig die Zeit zwischen den Jahren. Wer besucht denn ernsthaft meine Unternehmenswebsite? 😉
Vollkommen ruhig und gelassen lasse ich den Rechner erst einmal aus. Wer weiß, vielleicht entscheide ich mich über diese Tage auch für ein neues Design, das Optimieren der Inhalte oder andere Neuerungen. Es existiert ein Backup. Nicht einmal die Dateien sind wirklich weg. Was bleibt ist das Rätsel um den Angriff, doch dieses Geheimnis wird Serendipity in den Orkus des Digitalnirwana mitgenommen haben.

⇒ Für die WordPress-Profis unter den Lesern: Es wurde folgende Datei „verseucht“ — wie, das ist mir ein Rätsel, denn natürlich zieren AntiVir, AntiSPAMBee und andere geprüfte, aktualisierte und versionskompatible Sicherheits-Plugins mein CMS:

./WordPress_02/wp-content/editclass.php

Hinweise zu Beseitigung und künftigen Vermeidung nehme ich gerne entgegen. 🙂

Spare Dir die Panik und starte de-stress yourself

Aus diesen und vielen anderen Gründen sowie Erkenntnissen habe ich das Erfolgsteam de-stress yourself gegründet. Der Umgang mit technischen Problemen und anderen Widrigkeiten des Alltags im Büro 4.0 ist Mittelpunkt unserer drei Monate zu mehr Gelassenheit. Bist Du dabei?

Beste Grüße und frohe Festtage,
Sylvia Nickel

PS: Ich hätte einfach eine Weiterleitung auf diesen Blog einrichten können, mit einem Klick. Als emanzipierter User stehe ich zur Panne und das Baustellschild bleibt. Ganz gelassen.

PPS: [30.12.2016] Der Webspsace ist frei von Verseuchung und ich habe die Website 2nc.de neu (also keine Nutzung der alten Datenbank usw.) aufgesetzt … bislang rudimentär. Grafiken und Unterseiten folgen in den nächsten Tagen 🙂 Ich verzeichne rd. 16 Arbeitsstunden dank dieses ungebetenen Hacks. In meinen rd. 25 Jahren „www“ habe ich bestimmt schon ein halbes Lebensjahr in die Beseitigung solcher „Unannehmlichkeiten“ investiert; leider lässt sich dies nicht verhindern. Also übe ich mich in GELASSENHEIT 🙂

20. November 2016
nach Sylvia Nickel
1 Kommentar

Posteingang: 5 Ordner genügen. Echt?!?5 Minuten Lesezeit

Nachdem Joachim Schlosser seinen Vorschlag zur Strukturierung des Posteingangs  und damit sein Posteingangsmanagement vorgestellt hat, folgt meiner. Wie immer gilt: es soll Dich entlasten; daher sind solche Vorschläge stets Anregungen, aber kein Allheilmittel für alle Arbeitstypen – also gilt: wie es Euch gefällt.

7±2 Ordner genügen

Der Vorschlag, fünf Ordner im Posteingang anzulegen, kommt nicht von ungefähr, denn 7±2 ist unsere Aufmerksamkeitsspanne. Alles andere — also Ordner Nummer zehn, elf oder zwölf — erfordern Konzentration („Wohin denn nun mit der E-Mail?“). Die Frage aber ist:

Benötige ich überhaupt Ordner im Posteingang?

Ein klares „Jein“ meinerseits, denn dies hängt von Deinen Projekten und Deiner Arbeitsweise ab. Für den Posteingang gilt wie für alle anderen Aufgaben und Informationen:

Nach bewährten Eisenhowerprinzip stehen also diese Optionen zur Verfügung:

  • sofort löschen,
  • sofort bearbeiten,
  • sofort in eine Aufgabe verwandeln (und den realsitischen Zeitraum planen),
  • sofort automatisieren, delegieren oder weiterleiten.

In diesem Sinn benötigt der Posteingang keine Unterordner. Wenn jedoch verschiedene Rollen in unterschiedlichen Projekten eingenommen werden, empfiehlt sich eine automatische Vorsortierung per Regel, und zwar aus folgendem Grund: Ich möchte entscheiden, wann ich mich zeitlich dem einen oder anderen Projekt widme, und nicht durch den Posteingang meine Arbeitsweise bestimmen lassen.

  1. Rollen: Ich engagiere mich beispielsweise ehrenamtlich und lasse den gesamten Posteingang mit Bezug auf meine ehrenamtliche E-Mail-Adresse per Regel in einen Ordner vorsortieren. So kann ich mir die Zeit nehmen, diese Nachrichten zu bearbeiten, wann ich ich will und nicht, wenn der Posteingang etwas Neues hat. — Dies ist übrigens eine absolute Produktivitätsbremse: Die Eingangsbenachrichtigung. Schalte sie aus, bei Outlook, Notes, Deinem Smartphone.
  2. Newsletter und Kurse: Automatisch vorsortieren lasse ich sämtliche Newsletter, E-Mail-Kurse oder Challenges mit wiederholtem Maileingang und ohne Handlungsaufforderung für mich. Auch hier möchte ich bestimmen, wann ich mir das Zeitfenster zur Information nehme.Beide Fächer leere ich nach der jeweiligen Bearbeitung durch löschen oder – falls rechtlich, vertraglich oder organisatorisch relevant – verschieben in den Projekt-, Rollen- oder anderen Ablageordner unter „gesendete Objekte“.
Posteingangsordner (c) Sylvia Nickel

Posteingangsordner (c) Sylvia Nickel

Alles andere landet im Posteingang, den ich regelmäßig leere, indem ich unnützes und überflüssiges lösche, informatives weiterleite, wichtiges, aber nicht dringliches in die Aufgaben ziehe sowie wichtiges und dringliches sofort bearbeite und alles aus dem Posteingang entferne. Kurzum. Mein persönlicher Posteingang hat zwei Unterordner: Ehrenamt und Newsletter etc.
Da sind  noch zwei Kategorien von E-Mails, die keine Antwort erfordern:

  • Zu-Deiner-Information-Mails: BCC (blind carbon copy) und CC (carbon copy) erfordern keine Aktion meinerseits und werden deshalb in den entsprechenden Projektordner sortiert. Unter Umständen antworte ich, um das Missverständnis einer übermäßigen CC- oder BCC-Nutzung per vorbereitetem Textbaustein aufzuklären, denn allzu viele Mails richten sich mit CC an einen überflüssig großen Adressatenkreis.
  • Warten-auf-andere-Mails: Terminanfragen oder weiterzuleitende Aufgaben werden umgehend veranlasst. Die Eingangsmail kommt ebenfalls in den Projektordner.

Und das wirft die nächste Frage zum E-Mail-Management auf.

Wohin mit den Mails aus dem Posteingang?

Interessanter ist die Frage nach dem Wegsortieren der Mails. Viele Mails lösche ich, wenn sich der Sachverhalt erledigt hat; da stimme ich mit Joachim Schlosser überein. Einige, auftrags- bzw. vertragsrelevante Mails, werden in den dazu gehörigen Ordner unter gesendete Objekte verschoben, ebenso wie die BCC- und CC-Mails sowie die Mails, die auf eine Reaktion von Dritten warten (z. B. Terminzusagen, Zuarbeiten usw.). Zeitgleich lege ich bei diesen Delegationsaufgaben eine Terminnotiz an, denn in der Regel existiert ein Fälligeitstermin.
Der Ordner „gesendete Objekte“ wird automatisch archiviert. Lediglich ausgewählte Projektordner archiviere ich manuell erst nach Abschluss des Projekts. So sammelt sich kein Mailfriedhof im Mailclient an, denn weniger ist Mehrwert 🙂

Ist das nun ein anderes System als die 5 Ordner?

Joachim Schlosser schlägt diese Kategorien vor, die ich wie folgt in meinem System einordne:

  1. Antworten: Diesen Ordner habe ich nicht, da ich sofort entscheide und damit in den meisten Fällen sofort antworte. Aus allen anderen Mails, die eine Reaktion erfordern, mache ich eine Aufgabe, wobei mir persönlich wichtig ist, die Aufgabenliste so kleine wie möglich zu halten. Es mag dem persönlichen Arbeitsstil geschuldet sein, ob sich dieser Ordner lohnt oder eher hindert. Mir persönlich missfällt es, mich zweimal mit einem Gedanken zu befassen. Wer jedoch per Tablet oder Smartphone unterwegs die E-Mails prüft wird mit diesem Ordner und einem Click schnell die nächste Arbeitseinheit für das Büro vorstrukturieren können, frei nach der Pomodoro-Technik.
  2. Lesen online: Diesen und den nächsten Ordner finde ich interessant. Allerdings unterscheide ich nicht nach Netzverfügbarkeit, da diese für mich nahezu immer gegeben ist. Das mag bei Reisenden anders sein. Insgesamt korrespondiert dieser und der folgende Ordner mit meiner automatischen Vorsortierung nach Rollen und Newslettern. Es hat Zeit, verarbeitet zu werden.
  3. Lesen Offline: siehe oben unter (2).
  4. Warten: Ich erstelle in beschriebenen Fällen eine Terminnotiz und verschiebe entsprechende Nachrichten in „gesendete Objekte“ (und dort — falls vorhanden — in den Projektordner).
  5. Referenz: Dies korrespondiert mit „gesendete Objekte“ in meinem System, in welchen ich Antworten oder informatorische wichtige E-Mails verschiebe, die nicht sofort gelöscht werden sollten oder können. Dieser Ordner hat bei mir Unterordner, jedoch so wenig wie möglich, z. B. nach Projekten oder Personen, die nicht der Auto-Archivierung unterliegen sollen.

Ivan Blatter empfiehlt übrigens das LAHA-Prinzip für einen leeren Posteingang bzw. die Zero Inbox, das mit meiner Vorgehensweise korrespondiert: Lesen – Antworten – Handeln – Ablegen.

Ich bin gespannt, wie Dein System funktioniert. Lass es uns wissen.

Eine entspannte Zeit,
Sylvia Nickel
~~~

Einen für Dich effizienten Workflow in Sachen E-Mail erarbeiten wir im Workshop E-Mail xs.
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