Service DMS- White Paper im Rahmen des AK Smart Information der 4 ADDED VALUE GbR -
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In Zeiten des Information Overload gelangen nicht nur 97% aller Informationen nicht in die Bewusstseinsebene, sondern aktuellen Studien der Gartner Group zufolge verschwinden 5% - 15% aller Dokumente und damit wertvolle Informationen unwiderrufbar im Betriebsalltag - durch Versehen, falsche Ablage, und auch mit Vorsatz...-
Smart Information ist die effiziente Strukturierung der Unternehmensinformationen, logisch, sicher und verfügbar. Hier geht es also um das Denkmodell, das der Einführung jedes Document Management vorgelagert werden muss.
DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS (DMS)
DMS bezeichnen softwaregestützte Systeme einer elektronischen Archivierung, Bearbeitung und Recherche. Ziel ist der papierlose Schreibtisch. Bei näherer Betrachtung stellt sich hier bereits eine Vielzahl an Fragen des Workflow:
- Wer scannt ein?
- Wer indexiert?
- Sind die Dokumente sicher im Sinne des SignaturG?
- Wer betreibt die physische Ablage?
- Wer hat Zugriff auf die Dokumente?
- Wie werden veränderbare elektronische Daten behandelt?
INFORMATIONSEBENEN
Zunächst stellt sich die Frage: welche Informationen fallen an und wen betreffen diese? - Neben der Dringlichkeit und Wichtigkeit, der Projektzuordnung sowie den funktionalen Bereichen ist die Dokumentenorganisation sicherlich so vielfältig wie die Anzahl der Unternehmen.
Eine Matrixstruktur erscheint hier ein zukunftsweisender Ansatzpunkt: Hauptbereiche werden um die Dringlichkeit und Zuständigkeit sowie weiterer, individueller Quellen erweitert. Als Hauptkategorien ergeben sich rein aus steuerrechtlicher und juristischer Perspektive:
- Projektdokumentation: Alle Informationen, die innerhalb der Unternehmung verwendet werden und nicht steuerlich oder juristisch relevant sind. Hierzu gehört der Entwurf für die Referenzmappe ebenso wie das Sitzungsprotokoll der Geschäftsführung. Kurzum: Die INNERWELT
- Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung: Alle auch für die Außenprüfung relevanten Dokumente sind hier zu subsumieren. Dies betrifft alle gebuchten und bearbeiteten Scanbelege sowie die Buchungsdetails. Kurzum: Die ZWISCHENWELT
- Verträge und Vertragsdokumentationen, also alle im Falle einer juristischen Auseinandersetzung notwendigen Dokumente, insofern diese nicht bereits in Kategorie 2 erfasst sind (z.B. Zahlungsbelege und Gegenbuchungen) - kurzum die AUSSENWELT.
Aus dieser Kombination, Hauptkategorie, Kunde, Vorgangstyp lässt sich ein solides Ordnungs- und Archivierungssystem erzeugen, die Grundvoraussetzung für Smart Information.
ADDING BUSINESS INTELLIGENCE
Business Intelligence entsteht zwischen den Dokumenten. Ebenso wie die eingangs erwähnten Alltagsinformationen wird eine Vielzahl der im Unternehmen bestehenden Informationen nicht systematisch genutzt, hier einige Beispiele:
- Filiale A beliefert Filiale K des Großkunden J, obwohl Filiale B bereits seit drei Monaten aufgrund des Zahlungsverzugs einen Lieferstopp verhängt hat.....
- Kunde X bekommt von Herrn A das vollständige Angebotsmaterial, obwohl er im Gespräch mit Frau B nur den Prospekt 1 angefordert hat....
- Kunde Z wird aufgrund marginaler Mengen nicht beliefert, obwohl er die geringsten Prozesskosten und den prozentual höchsten Deckungsbeitrag erwirtschaftet ....
- Kunde Y erhält kein Angebot, weil der Telefonnotizzettel von Herrn L verschwunden ist ...
- Werbeträger W wird aufgrund der enormen Kosten nicht mehr gebucht, obwohl hiermit die höchste qualitative Reichweite realisiert wurde....
- Die Kontoführung wird "traditionsgemäß" über Bank D abgewickelt, obwohl die Sonderkondition bei Bank E eine höhere Verzinsung ermöglicht....
- Herr F nutzt auffällig viele D-Rohlinge zur Datensicherung, obwohl er unterdurchschnittliche Datenmengen produziert....
- Formulare sind nicht Ausdruck einer Behördenmentalität, sondern erleichtern die Informationsaufnahme und -dokumentation, auch innerbetrieblich: Für Gespräche, Besprechungen, Telefonate und Ideen - elektronisch integriert geht hier nichts verloren.
- ERP: Enterprise Resource Planning Systems sind unabdingbar Schnittstelle der vergangenheitsorientierten Finanzbuchhaltung und der zukunftsorientierten Planung.
- Balanced Scorecard: Individuelle Kennzahlensysteme ermöglichen die Implementation von Früherkennungssystemen anhand schwacher Signale wie beispielsweise rückläufige Wachstumsraten in einzelnen Bereichen.
- EVA/MVA: Economic und Market Value Added-Systeme ermöglichen Darstellung und Prognose des Shareholder Value und bilden die Grundlage für effiziente Investor Relations (IR).
- Benchmarking: Branchenübergreifende oder innerbetriebliche Betriebsvergleiche auf der Basis strukturierter und valider Daten explorieren Ansatzpunkte für Effizienzsteigerungen.
- Datamining: Die Ursache-Wirkungsforschung, nicht nur im Kundendatenpool trägt erheblich zum organisationalen lernen bei.
- Knowledge Management: Mit Formularen begann die beispielhafte Aufzählung und diese sind Voraussetzung einer strukturierten Erfassung der Wissensbasis einer Unternehmung.
ALLES NICHTS...ODER?
Von der Frage nach der Dokumentorganisation gelangt man leicht zum Überdenken der betrieblichen Informationsorganisation.
Von DMS über Smart Information zur wahren Business Intelligence ist jedoch ein langer Weg zu beschreiten, welcher mit der Frage beginnt:
WAS WOLLEN WIR MIT DER NEUEN TECHNIK WIRKLICH?
- Ein Apell an mehr Konzeption vor Realisation -
Halle, im November 2001
Sylvia Nickel
