Service Revision marktorientierter Unternehmensführung?
Auszug aus dem Workshop "Betriebswirtschaftlich Denken und Handeln"
© Copyright 2001-2003 by Sylvia Nickel. All Rights reserved.
1.1 Revision = Prüfung?
1.2 Interne Revision
1.3 Externe Revision
1.4 Ursprung
2 Interne Revision im 21. Jahrhundert
2.1 Prozessnahe Synchronisation der Daten
2.2 Abweichungsorientierte Frühwarnssysteme
3 Revisonselemente
3.1 Revisionsfelder
3.2 Revisionsablauf
3.3 Revisionsprinzipien
3.4 Bedeutung der Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung (GoW/GOA)
3.5 Organisatorische Einbindung
4 Fazit: Interne Revision für alle?
5 Weiterführende Hinweise
1 REVISIONSBEGRIFF
Als "Revision" werden im allgemeinen Prüfungsvorgänge bezeichnet. Bezogen auf eine marktorientierte Unternehmensführung erscheinen sowohl Kurzdefinition als auch Begriff urzeitlich und bürokratisch.
In Zeiten ausgeprägter Unternehmensfinanzierung über privates Kapital (Aktionäre, Gesellschafter, Business Angels, Venture/Seed Capital, Bürgschaften) erscheint jedoch eine Prüfung der Unternehmensvorgänge auf die ordnungsgemäße Bearbeitung im Sinne eines Vermögensverwalters äußerst sinnvoll. Der internen Revision kommt hierbei die Aufgabe zu, Vorgänge auf Ordnungsmäßigkeit zu prüfen und Unregelmäßigkeiten (Buchungsfehler, Ablagefehler, Rechtsfolgefehler) oder Widrigkeiten (Veruntreuung) aufzudecken.
Sie bildet somit eine Untereinheit des Controlling, welchem neben der Prüfung und Kontrolle vornehmlich die Aufgabe der Generierung von Steuerungsinformationen zukommt. Controlling kann somit als "Emanzipation" der Revision bezeichnet werden, da zu der Prüfung vergangenheitsbezogner Daten eine Exploration der Strukturen und Tendenzen hinzu tritt.
Die Revision arbeitet vornehmlich vergangenheitsorientiert durch die Prüfung bereits vollzogener Vorgänge. Dies ist jedoch auch eine wichtige Basis für das Organisationale Lernen: Erst durch Prüfung und Aufdeckung von Misständen können Maßnahmen zur Vermeidung im Sinne des Loss Prevention erarbeitet werden.
1.1 Revision = Prüfung?
Die Begriffe "Prüfung" und "Revision" werden umgangssprachlich kaum unterschieden, sind als Fachtermini jedoch strikt zu trennen. Die Prüfung ist eine klar auf die Vergangenheit ausgerichtete Handlung, die in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen wiederkehrende Vorgänge nachvollzieht oder vergleichbare Größen gegenüberstellt. Bei der Revision hingegen handelt es sich um eine Funktion, die ihre Aufgabe durch Vornahme von Prüfungen erfüllt. Sieht man von der Sonderform der Selbstkontrolle einmal ab, ist zwischen Kontrolle und Revision keine einheitliche Abgrenzung zu identifizieren. Häufig wird die Revision als Prüfung höherer Ordnung angesehen, während die Kontrolle als eine durch die Organisation vorgegebene automatische Überwachung dargestellt wird (Internes Kontrollsystem). Spricht man in der betrieblichen Praxis von der Kontrolle, so ist damit in der Regel die permanente Überwachung von laufenden Betriebsprozessen gemeint, die sich auf Arbeitsablauf, Termineinhaltung, Mengen- und Wertfluss beziehen. Revisionen werden demgegenüber häufig unregelmäßig beziehungsweise periodisch vorgenommen.
1.2 Interne Revision
Bei der internen Revision handelt es sich um eine organisatorische Einheit, die im Auftrag der Unternehmensleitung Untersuchungsaufgaben wahrnimmt. Werden von der internen Revision hauptsächlich qualitative Aspekte geprüft, spricht man häufig auch von Auditing, welches eine umfassende Form der Effizienzanalyse für alle Unternehmensbereiche darstellt.
1.3 Externe Revision
Bei der externen Revision handelt es sich hingegen um ein von der Unternehmensleitung beziehungsweise vom Aufsichtsrat be-telltes, aber unternehmensexternes Prüfungsorgan (Wirtschaftsprüfer, Steuer-/Unternehmensberater), das vor allem (aber nicht nur) in gesetzlich vorgeschriebenem Auftrag den Jahresabschluss mit dem Ziel des Aktionärs- und/oder Gläubigerschutzes prüft.
Insbesondere vor dem Hintergrund der gestiegenen Anforderungen an die Recherchefähigkeit und Aufbereitung steuerlich relevanter Daten erfährt die Revision eine Akzentuierung als Präventionsinstrument.
1.4 Ursprung
wie die Handelswissenschaft, welche im Merkantilismus ihren Ursprung findet. Insbesondere Handelstreibende sind bis in das 21. Jahrhundert durch Plausibilitätslücken vom Einkauf bis zum Verkauf in der Form von Diebstahl, Unterschlagung und Abschriftenfehlern geplagt. Die Anlage der doppelten Buchführung ist Ausdruck eines Prüfungsbedürfnisses der Kaufleute.
Mit der wirtschaftlichen Entwicklung wuchsen Unternehmensfunktionen und Standorte, so dass der Revisor als "rechte Hand", als Informand und Ratgeber des Kaufmannes oder Produzenten seinen Platz einnahm. Der Revisor oder die Revision wacht über die Vermögensbestände.
2 INTERNE REVISION IM 21. JAHRHUNDERT
Revision im 21. Jahrhundert kann dank der Informationstechnologien effektiver gestaltet werden. Die Grundsätze sind simpel und auf gegenwärtige Informationsinfrastrukturen übertragbar:
Plausibilität ist der Grundsatz und fehlende Plausibilität ein Ansatzpunkt für eine Tiefenrevision. Dementsprechend gilt für die heterogene Informationsinfrastruktur der betrieblichen Praxis:
- Prozessnahe Synchronisation der Daten
- Abweichungsorientierte Frühwarnssysteme
Trotz ERP ist der Idealfall einer einheitlichen Informationsinfrastruktur leider selten in der Praxis anzutreffen. Die Sychronisation der verschiedenen Systeme wie Finanzbuchhaltung, Projektplanung & -steuerung, Kundendatenbank (Vertrieb, Außendienst), Marketingdatenbank (Direct Mailing, Drect Selling usw.), Kontenführung (Liquiditätsmanagement - insbesondere bei KMU von der Finanzbuchhaltung getrennt), Lagerhaltung, Produktion, Auslieferung usw. ist häufig in einer regionalen oder niederlassungsbezogenen "Eigensystematik" vorzufinden. - Der Kraftakt einer Synchronisation der wesentliche Daten ist ein wesentlicher Schritt zur "Automatisierung" der Revision.
2.2 Abweichungsorientierte Frühwarnssysteme
Auf der Basis definierter Vorgaben können Frühwarnsysteme installiert werden. Ein Beispiel biete der Finanzsektor, in welchem einmal "revsionsbedürftige" Kontenbewegungen bei Überschreiten vordefinierter Maximalgrenzen dem Kundenbetreuer automatisch zur Überwachung angezeigt werden. Im Einzelhandel kann dies beispielsweise eine bestimmte Differenz zwischen Unternehmensbestand und der Summe der Filialbestände im Warenwirtschaftssystem sein. Aber auch das Über- und Unterschreiten von üblichen werten auf der Basis des im Rahmen eines Balanced Scorecard individuell erstellen Kennzahlensystems bietet einen wesentlichen Ansatzpunkt.
Vom Zeitpunkt der Kostenverursachung bis zum tatsächlichen Kostenverzehr kann so jeder Vorgang einer Revision und damit Plausibilitätsprüfung unterzogen werden.
3 REVISONSELEMENTE
3.1 Revisionsfelder
Einsatzfelder der internen Revision sind vielfältig und können wesentliche Informationen für die Außenbeziehung der Unternehmung liefern:
- Soll-Ist-Vergleich (GapP): Klassische Abweichungsanalyse zeigen den Zielerreichungsrad oder decken Vermögensverluste durch Organisatorische fehler, Unterschlagung und Diebstahl auf.
- Jahresabschluss (AP): Die Jahresabschlussprüfung ist vornehmlich eine Aufgabe der externen Revision.
- Besteuerungsgrundlagen (SP): Dieser Einsatzbereich erfährt mit den neuen Anforderungen an Recherchefähigkeit und Aufbereitung steuerlich relevanter Daten für die Außenprüfung eine besondere Bedeutung.
- Geschäftsführung (GP): Auch die Geschäftsführung ist der Revision zu unterziehen. Führungsdefizite oder Mängel können so aufgedeckt und durch entsprechende Maßnahmenbehoben werden.
- Unterschlagungsprüfung (UP): Gepaart mit einem invstigativen Controlling und Loss Prevention Know-how lassen sich wertvolle Hinweise über Untreue erarbeiten.
- Kreditwürdigkeitsprüfung (KWP): Vor dem Hintergrund der stetig steigenden Anforderung an die Kreditwürdigkeit ist die Kenntnis derselben eine unabdingbare Voraussetzung vor Aufnahme eines Finanzierungsgesprächs oder Inanspruchnahme einer externen Ratingagentur.
- Wirtschaftlichkeit und wirtschaftliche Verhältnisse (WVP): Die WVP setzt an dem Gedanken wertorientierter Unternehmensführung an und prüft die Engagements auf nachhaltige Wirkung für den Unternehmensfortbestand und -wert.
Üblicherweise werden folgende Ablaufphasen der internen Revision unterschieden:
- Auftragsannahme
- Ablaufplanung
- Globalprüfung
- Systemprüfung
- Kontenprüfung
- Prüfungsdokumentation
- Urteilsbildung
- Urteilskontrolle
- Urteilsmitteilung
3.3 Revisionsprinzipien
- Wirtschaftlichkeit: Umfang und Häufigkeit der Revision sind nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit festzusetzen. Generell gilt. Die Revision muss sich auch als Task Force "bezahlt" machen. Der Ertrag durch Revisionsaktivitäten sollte deren Kosten übersteigen.
- Materiality (Wesentlichkeit): Revisionsbereiche und Aufgriffskriterien sind nach der Wesentlichkeit und Dringlichkeit für die Unternehmensführung zu bestimmen.
- Sorgfalt (Vollständigkeit, Objektivität, Urteilsfähigkeit, Urteilsfreiheit): Die Interne Revision ist einer strengen Sorgfalts- und Objektivitätspflicht unterzogen. Dies setzt auch eine Unabhängigkeit von Weisungsbefugnissen voraus. Die Revision agiert ähnlich der Loss Prevention als unabhängige Task Force im Auftrag des Management.
3.4 Bedeutung der Grundsätze ordnungsgemäßer Prüfung (GoW/GOA)
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Wirtschaftsprüfung (GoW) oder Abschlussprüfung (GoA) haben sich durch die Berufsvertretungen der externen Revision herausgebildet. Beispielhaft sind hier die International Fede-ration of Accountants (IFAC) sowie das Inter-national Accountants Standards Committee (IASC) genannt. Die Grundsätze haben mangels einer Rechtsgrundlage nur bedingt eine Verbindlichkeit und gelten als Berufsgrundsätze der externen Revisionsorgane. Im wesentlichen werden hier Revisionsfelder, -ablauf sowie -prinzipien umrissen.
3.5 Organisatorische Einbindung
Die Integration der Revision erfolgt unternehmensintern typischerweise durch die Innenrevisoren und das Controlling. Ein sinnvolle Verknüpfung zum Loss Prevention ist jedoch sinnvoll.
Unternehmensextern sind öffentlich bestellte Wirtschaftsprüfer und Wirtschafprüfungsgesellschaften, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Sachverständige und Berater je nach Auftrag (Prüfung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften versus Prüfung im Rahmen des Loss Prevention) einzubinden.
4 FAZIT: INTERNE REVISION FÜR ALLE?
Bei allen vorgestellten Aspekten stellt sich die Frage: Benötigt jedes Unternehmen eine interne Revision?
Die Einrichtung einer internen Revision ist dann sinnvoll, wenn Managementaufgaben delegiert werden müssen und ein persönlicher, regelmäßiger Kontakt zu allen Mitarbeitern aufgrund der Unternehmensgröße oder der Standorte nicht mehr möglich ist. Hiervon sind mit Ausnahme der Kleinstbetriebe alle Unternehmen betroffen.
Die Einrichtung einer internen Revision ist jedoch häufig mit Ängsten und Missverständnissen seitens der Mitarbeiter verbunden. Neben der aufbauorganisatorischen Einordnung sind insbesondere Maßnahmen des internen Marketing zu entwickeln, um der Vorteilbildung und Ablehnung im Sinne "Schon wieder eine Kontrollinstanz" vorzubeugen.
Da jedes Unternehmen über individuell gewachsene Organisationsstrukturen verfügt kann die organisatorische Anordnung der Internen Revision nicht pauschalisiert vorgegeben werden.
Externe Berater können wesentliche Impulse zu Aufbau und Akzeptanz der internen Revision liefern.
5 WEITERFÜHRENDE HINWEISE
insb. zur externen Revision und WP
- Adler, H./ Düring, W./ Schmaltz, K.: Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, bearb. von Forster, K. H. u.a., 6. Auflage, Teilbände 1-6, Stutt-gart 1995-1998.
- Baetge, J.: Bilanzen, 4. Auflage, Düsseldorf 1996.
- Baetge, J.: Konzernbilanzen, 4. Auflage, Düsseldorf 1999.
- Beck´scher Bilanzkommentar, 4. Auflage, München 1999.
- Buchner, R.: Wirtschaftliches Prüfungswesen, 2. Auflage, München 1997.
- IDW EPS 140: Die Durchführung von Qualitätskontrollen in der Wirtschaftsprüferpraxis, WPg 2000, S. 762.
- IDW EPS 260: Das interne Kontrollsystem im Rahmen der Abschlußprüfung, WPg 2001, S. 39.
- IDW PS 201: Rechnungslegungs- und Prüfungsgrundsätze für die Abschlussprüfung, WPg 2000, S. 710.
- IDW PS 230: Kenntnisse über die Geschäftstätigkeit sowie das wirtschaftliche und rechtliche Umfeld des zu prüfenden Unternehmens im Rahmen der Abschlussprüfung, WPg 2000, S. 842.
- IDW PS 240: Grundsätze der Planung von Abschlussprüfungen, WPg 2000, S. 846.
- IDW PS 340: Die Prüfung des Risikofrüher-kennungssystems nach § 317 Abs. 4 HGB, WPg 1999, S. 658.
- IDW PS 400: Grundsätze für die ordnungsmäßige Erteilung von Bestätigungsvermerken bei Abschlussprüfungen, WPg 1999, S. 641.
- IDW PS 450: Grundsätze ordnungsmäßiger Berichterstattung bei Abschlussprüfungen, WPg 1999, S. 601.
- IDW: WP-Handbuch 1998, Band II, 11. Auflage, Düsseldorf 1998.
- IDW: WP-Handbuch 2000, Band I, 12. Auflage, Düsseldorf 2000.
- Interessenvertretung der Wirtschaftsprüfer IDW
- International Accountants Standard Committee (IASC)
- International Federation of Accountants (IFAC)
- Küting, K./Weber, C.-P.: Handbuch der Kon-zernrechnungslegung, Kommentar zur Bilanzierung und Prüfung, Band II, 2. Auflage, Stuttgart 1998.
- Küting, K./Weber, C.-P.: Handbuch der Rechnungslegung, Kommentar zur Bilanzierung und Prüfung, Band Ia, 4. Auflage, Stuttgart 1995.
- Pellens, B.: Internationale Rechnungslegung, 3. Auflage, Stuttgart 2001.
- VO 1/1995 Zur Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis, Gemeinsame Stellungnahme der WPK und des IDW, WPg 1995, S. 824.
- Winkeljohann, N./Schindhelm, M.: Das Kap-CoRiLiG, Ein Praxis-Leitfaden zum Kapitalgesellschaften und Co-Richtlinie-Gesetz, Herne/Berlin 2000.
- Wysocki, K. von: Wirtschaftliches Prüfungswesen, Bd. 2: Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses, 2. Auflage, München/Wien 1998
- Wysocki, K. von: Wirtschaftliches Prüfungswesen. Bd.1: Aufstellung und Prüfung des Jahresabschlusses nach dem Handelsgesetzbuch, 3. Auflage, München/Wien 1999.
(Sylvia Nickel)
